5 roles para reuniones eficientes

5 roles para reuniones eficientes
Asignar roles claros a los participantes de una reunión laboral es una forma de organizar mejor el tiempo y los recursos, siempre escasos en la pyme.
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Las reuniones de trabajo son parte de la vida diaria de la empresa. Sin embargo, no porque un grupo de personas comparta una sala o un espacio virtual, va a resultar productivo para el negocio. Hay varios pasos o buenas prácticas que debés tener en cuenta a la hora de organizar un encuentro laboral eficiente: agenda de reunión, preparación previa, conducción, cierre, minuta o recordatorio de tareas, entre otros.Asignar por anticipado roles claros es una forma de mejorar los resultados, ajustando las expectativas y tiempos de todos los participantes..

Asignar por anticipado roles claros a los invitados a la reunión es una forma de mejorar los resultados, ajustando las expectativas y tiempos de todos los participantes. Aun en empresas chicas y reuniones con pocos participantes, es una buena medida definir quién va a cumplir cada uno de los roles. Estos pueden cambiar en diferentes reuniones, y no necesariamente coinciden con niveles jerárquicos o puestos en la pirámide organizacional.

¿Cuáles son los roles más típicos en una reunión de trabajo?

  1. Líder. La conducción de una reunión es una tarea esencial para que resulte eficiente. Quien dirige una reunión debe dejar en claro a todos la razón de la misma, el resultado esperado al finalizar y qué se requiere de cada participante. Durante el encuentro, puede actuar como moderador, manejando los tiempos y las reglas para la discusión o presentación de temas, así como llevando al grupo hacia el objetivo buscado (que, según la reunión, puede ser tomar una decisión, capacitarse, compartir información, entre otros).
  2. Organizador. Este rol implica coordinar con el líder para definir el objetivo, la duración, la dinámica de la reunión, los temas a tratar, las invitaciones, la agenda, etc. También suele ocuparse de las cuestiones logísticas como el lugar de encuentro, el servicio de café o catering, equipamiento como proyector y computadoras, entre otros. En general, el organizador tiene un trabajo más intenso antes de la reunión, y luego, durante la misma, sirve de apoyo al líder y puede ser quien se encargue de tomar nota de los acuerdos y conclusiones. Luego del encuentro, puede estar a cargo de la minuta de reunión o documento de cierre y del seguimiento de las tareas que se hayan acordado.
  3. Participante activo. Se trata de las personas que resultan necesarias para cumplir el objetivo de la reunión. Por ejemplo, en una reunión de capacitación a nuevos empleados, estos deben estar presentes y atentos a toda la reunión, ya que son el centro de la misma. Los participantes activos pueden necesitar realizar alguna tarea antes de la reunión (por ejemplo, leer o preparar un documento), y en general son quienes deben implementar luego de la misma lo aprendido o decidido.
  4. Participante opcional. En la misma reunión de inducción que se mencionó en el punto anterior, un empleado más experimentado puede participar para actualizarse o conocer a los nuevos integrantes de la empresa, pero no es necesario para el funcionamiento del encuentro. Por ejemplo, la reunión puede comenzar si un invitado opcional no ha llegado, o continuar sin demoras si éste debe ausentarse o contestar un llamado.
  5. Informado. Algunas personas en la empresa pueden necesitar estar enteradas de la reunión (por ejemplo, ser copiadas en la agenda o minuta de reunión), o porque el resultado de la misma es parte de su trabajo o porque podría afectarlos. Muchos dueños o directivos quieren estar informados de reuniones clave de sus subordinados y monitorearlas a cierta distancia, para ocasionalmente opinar o participar.

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