Cómo optimizar costos en un viaje de negocios

Cómo optimizar costos en un viaje de negocios
En toda pyme, viajar es una decisión estratégica por los gastos que conlleva. Pero existen maneras de reducir los costos y aprovechar al máximo el presupuesto asignado.
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Actualmente, las empresas saben que los viajes de negocios son una inversión necesaria. Es clave mantener encuentros con inversores y clientes para aumentar el margen potencial de ganancias e ir a congresos o ferias para estar al día con lo último en tecnología e innovación. Si vas a emprender un viaje de negocios, podés consultar en Galicia Viajes Pyme.

En esta nota, te damos algunos consejos útiles para minimizar los gastos de los viajes corporativos de tu empresa:

  • Desarrollar una política corporativa de viajes

Para que los viajes de negocios sean productivos y rentables, lo principal es que la empresa desarrolle una política de viajes que sea conocida por todas las personas involucradas en la organización. En esta política, se debe definir, por ejemplo, a qué categoría de hoteles o clases de vuelos pueden optar los distintos tipos de ejecutivos, los procedimientos a seguir para organizar el viaje y qué tipos de gastos estarán cubiertos por la empresa, como las comidas de negocios o el alquiler de autos, entre otros. Implementar sistemas que brinden una panorámica completa y global de los datos de viajes es una buena manera de incrementar el poder de negociación y lograr ahorros significativos.

  • Obtener una tarifa promedio de los pasajes aéreos y tratar de comprarlos con anticipación

Será clave crear un registro histórico de los viajes realizados por los ejecutivos de la empresa, para así promediar el costo que tuvo cada uno y las variables que influyeron en él. De esta forma, se podrá fijar una meta para los ahorros reales y definir cuál es la anticipación óptima de compra de los pasajes para obtener buenos precios. Es sabido que los valores de los pasajes son bastante más económicos cuanto antes se saquen. Sin embargo, no siempre podemos comprarlos con tanto tiempo de antelación. Si decidiste emprender un viaje de negocios a último momento y querés encontrar las mejores tarifas, te sugerimos que busques tus vuelos acá.

  • Aprovechar las millas y volar en aerolíneas low lost

Si sos viajero frecuente, lo primero que tendrías que hacer antes de sacar tus pasajes es chequear tus millas disponibles. Si las millas o puntos no te alcanzan, los vuelos low cost pueden ser muy buenos aliados de los viajes de negocios. El equipaje de mano permitido tiene el tamaño perfecto para llevar lo necesario (la valija "carry on"). Si tu vuelo es nacional, fíjate bien desde qué aeropuerto te conviene salir. Quizás, encontrás un vuelo barato, pero saliendo desde un aeropuerto que te queda muy lejos y terminás gastando más yendo hasta ahí. Si tu vuelo es internacional, no olvides chequear la cantidad de escalas y el tiempo de espera en ellas para no perder más de lo que ahorraste.

  • Ahorrar la noche de hotel y/o elegir bien su ubicación

Si tenés la posibilidad de comprimir todas tus reuniones en un día, idealmente lo que conviene es viajar bien temprano a la mañana para poder volver esa misma noche y ahorrar la estadía en el hotel.Si tu viaje de negocios requiere de más de un día y tenés que reservar un alojamiento, es muy importante que esté estratégicamente ubicado. O cerca del aeropuerto o bien cerca del lugar donde vas a tener tus reuniones o conferencias. De esta manera, vas a poder ahorrar en gastos de transporte (que sobre todo en el exterior, suelen ser bastante elevados).

  • Descontar el IVA pidiendo Factura A

Durante tu viaje, procurá pedir factura A en todos lados: hoteles, restaurantes, taxis, etc. En los vuelos, te sugerimos que también busques una empresa online de turismo especializada en empresas o pyme que te emita factura A, como Galicia Viajes Pyme. Vas a ahorrar muchísimo dinero descontando el IVA de tus gastos.

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