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23 de febrero 2015

Calidad en las pymes: ¿es posible?

Existen herramientas de aplicación sencilla y costo accesible para que la calidad se haga realidad en tu empresa.
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El concepto de calidad es hoy moneda La calidad y la profesionalización van íntimamente integradascorriente en las empresas de nuestro país. Cada año que comienza el tema se reaviva y surgen ideas y planes que, lamentablemente, la mayoría de las veces quedan en la nada por algunas razones que vamos a repasar.

Más allá de las normas y los procesos para su calificación, mantener la calidad en los procesos de la empresa es un enorme beneficio: mejora la relación esfuerzos/resultados, el clima de trabajo, la rentabilidad, fideliza clientes, entre otros.

La creencia generalizada es que para acceder a niveles de calidad sólo se puede hacer a través de costosos y complicados procesos y modelos. La mayoría de las veces esto es cierto y suele desalentar a algunos empresarios pymes. Pero existen algunas herramientas de aplicación sencilla y de costo accesible que mejoran enormemente la calidad de los servicios.

En las empresas pymes, conviven diferentes áreas, habitualmente no formalizadas ni definidas explícitamente. Quizá uno de los problemas sea justamente no dar importancia o no prestar atención a esta especie de "tenemos y no tenemos áreas definidas".

¿Cuáles son las áreas al mismo tiempo "definidas y no definidas"?

El área de definición de las estrategias a mediano y largo plazo es un espacio generalmente absorbido por la gestión del día a día. "No tenemos tiempo", suele ser la respuesta que escucho. A veces se planifica, otras veces se improvisa. En algún momento alguien define, aunque no siempre se hace de una manera ordenada y planificada.

De la mano de esta área de las definiciones estratégicas, está la de la gestión económica/financiera: orden en las cuentas, presentación prolija y en término de los requisitos contables, el tema de las remuneraciones -fundamentalmente de los dueños y personal jerárquico-, planificación económica financiera más allá del día a día.

La gestión de personas, muchas veces reducida a búsquedas (cuando no se tercerizan), sueldos, desvinculaciones, vacaciones, etc. Rara vez están definidas buenas prácticas comunicacionales y de relaciones interpersonales, que tienden a reducirse a unas pocas instrucciones y básicamente a la improvisación.

Los temas legales quedan circunscriptos a las desvinculaciones; poco se trabaja en tomar recaudos para evitar situaciones conflictivas y evitar costos de dinero, tiempo y energía innecesarios.

Si bien en las pymes se supone que todo esto "está bajo control", suele estarlo en base a mucho esfuerzo, con mucho desgaste sobre todo de los dueños.

¿Entonces? La calidad en las pymes, más allá de las normas, consiste en ordenar las diferentes tareas de las diferentes áreas. Para esto conviene:

  • definirlas,
  • establecer quiénes son los responsables,
  • qué debe hacer cada uno de los que trabaja en la empresa,
  • quién o quiénes son sus referentes,
  • que el dueño/los dueños sepan y puedan delegar.

Para este último punto, ayuda formar un equipo, una segunda línea, que se reúna periódicamente, incluso con la participación del mismo dueño, pero ya alejado de la gestión diaria y poniendo su energía mental (y física) al servicio de los planes estratégicos de largo plazo.

Para esto puede ser necesario capacitar a la gente para trabajar en equipo, entrenarse en la definición de objetivos y toma de decisiones compartidas.

La falta de profesionalización tiene como consecuencia la existencia de costos ocultos que no aparecen en las cuentas finales de la empresa y son responsables de muchas de las frustraciones de los dueños.

Como si fueran dos almas gemelas, la calidad y la profesionalización van íntimamente integradas. Al fin y al cabo, la profesionalización no es más que poner un poco de orden en un funcionamiento comúnmente desprolijo y desordenado.

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