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21 de agosto 2015

Cómo administrar los tiempos en tu empresa

El manejo eficiente del tiempo (time management) es una tarea compleja pero fundamental para mejorar el rendimiento de tu empresa. Una herramienta útil para aplicar en tu negocio.

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Pocas organizaciones son realmente conscientes Lo más importante para poder administrar bien el tiempo es conocer la lógica de su funcionamiento en nuestra organización. de lo que implica el mal manejo de una variable, que a priori, parece algo simple, pero que suele ser una de las mayores fuentes de perdida de dinero en el mundo del management.

La administración del tiempo es, tal vez, una de las pocas variables controlables, hablando del tiempo laboral, sobre las que menos se invierte en las organizaciones.

¿Alguna vez calculó cuánto dinero pierde por día, mes y año, por el mal manejo del tiempo de sus empleados y el suyo?

A menudo nos enojamos porque consideramos que los empleados están tardando mucho o que no asignan bien sus tiempos. Sin embargo, ¿sabemos si eso es realmente así? ¿Hemos medido el tiempo real de realización de cada tarea, teniendo en cuenta los tiempos muertos y la dificultad de coordinación de diferentes acciones?

Lo cierto es que el manejo eficiente del tiempo o time management no es tarea simple y lo peor es que nadie nos forma para hacerla bien. De hecho, muy pocos conocen o saben cómo utilizar alguna herramienta.

Lo primero y más importante para poder administrar bien el tiempo es conocer la lógica de su funcionamiento en nuestra organización. Para esto hay que realizar un profundo análisis de cómo se estructuran los horarios, jornadas laborales y la idiosincrasia de la población donde nos desenvolvemos. Las costumbres y modalidades de trabajo varían de un lugar a otro, y nada impacta tan negativamente como querer ir en contra de ellas o imponer metodologías contrarias a la lógica de funcionamiento de la sociedad donde nos desempeñamos.

Diseñando un cuadro de trabajo

Hace no mucho tiempo, trabajando como consultor en una empresa y ante la incesante problemática de los empleados y gerentes por no lograr que la gente desempeñe las tareas asignadas en tiempo y forma, diseñé un simple, pero productivo cuadro de trabajo.

Esta simple matriz parte por determinar el total de horas que una persona trabaja. Supongamos que, por ejemplo, un empleado administrativo trabaja 8 horas por día de lunes a viernes. Si lo multiplicamos por 20 días, nos da 160 horas mensuales. Siempre hay que calcular entre un 15 y 20% del tiempo total de trabajo desde que entra hasta que se va como merma (tiempo para el almuerzo e ir al baño, entre otras actividades). Si la persona fuma, debe agregar al menos un 5% más. Aquí también se incluyen las distracciones, que hoy en día abundan, como hablar por celular, internet, redes sociales, etc.

Una vez determinado el tiempo real de trabajo, pongamos 140 horas, hay que completar la siguiente matriz.

  • Puesto: encargado de administración
  • Tarea: conciliación bancaria
  • Descripción: conciliar las cuentas bancarias e imputar los ingresos y egresos al sistema de gestión
  • Momento: diario
  • Tiempo: 2 horas
  • Sumatoria mensual: 40

Lo primero consiste en indicar el puesto. Luego hay que anotar el total de tareas que realiza la persona en el año. Puede incluir subtareas, si la tarea central es muy abarcativa. Después, incluir una breve descripción de la tarea de nos mas de 50 palabras.

A continuación, hay que completar el momento en que se realiza la tarea. Existen tareas diarias, semanales, mensuales o eventuales. El paso siguiente es realizar una estimación sobre el tiempo que esa tarea implica al momento de hacerla.

Con todos los datos, hay que multiplicar el tiempo por el momento y obtendremos el total de horas mensuales de ese puesto, en un escenario teórico. Así podremos evaluar y acomodar, en caso de que haga falta, cada puesto con la cantidad de tareas y el tiempo real necesario para realizarla.

El time management tiene como objetivo disminuir el estrés que se genera por la sensación de tener un exceso de tareas asignadas o por no realizar una tarea asignada. Además, busca tener dominio sobre la programación de tiempos y tareas y brindar una herramienta de coordinación de todo el trabajo en la empresa.

En paralelo, se busca mejorar la eficiencia personal. Así no solo mejorará el rendimiento individual, sino que logrará mejorar el ambiente de trabajo y eso, sin duda, es un gran avance para mejorar el rendimiento de la empresa.


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1 comentarios
Mónica Márquez · Hace 14 meses

Hola, para llevar este registro del tiempo invertido en tareas, te recomiendo usar aplicaciones que lo llevan a cabo de manera automática. Yo trabajo en una empresa donde desarrollamos una aplicación de este tipo. Permite registrar el tiempo en tiempo real o retroactivamente y calcula el precio del tiempo de manera automática. Toda la información la traduce en informes que pueden exportarse a PDF o Excel. Es sumamente sencilla y gratuita. La encuentras en: www.primaerp.com Espero te sea útil! :)