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25 de agosto 2015

¡Y el evento no termina!

Tu participación en una feria comercial o actividad de capacitación no termina cuando te vas. Tené en cuenta las actividades post-evento para aprovechar al máximo tu inversión.
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El evento fue un éxito. Los esfuerzos Tras una actividad intensiva podés terminar agotado, pero es el momento de hacer el cierre y balance del proyecto para aprovechar al máximo lo invertido y mejorar para futuros eventos.puestos para participar, hacer networking y dejar el día a día del trabajo para capacitarte o bien para montar un stand, atender a los visitantes y asegurar que todo funcione bien seguramente te dejaron agotado.

Cuando la reunión concluye oficialmente sólo tenés ganas de dejar atrás el evento y volver a la rutina y los temas pendientes. Sin embargo, es el momento de hacer el cierre del proyecto y avanzar en las actividades post-evento para aprovechar al máximo lo invertido. Repasá estas actividades que deberías realizar a la finalización de una actividad intensiva de capacitación, ronda de negocios o feria comercial.

  • Despedida. Acercate a los oradores o participantes que te interesen, para dejar tu tarjeta, contarles tu proyecto, pedir un consejo o establecer un contacto.
  • Desmontaje del stand. Si participaste como expositor en una feria, hacé con cuidado el desmontaje, teniendo en cuenta los plazos y horarios definidos por los organizadores. Recogé, embalá y trasladá los materiales utilizados, asegurándote de cuidar el patrimonio de tu negocio.
  • Guardado y preparación para futuros eventos. Es importante que los elementos físicos o de promoción (pósters, folletos, muestras, etc.) no se estropeen, así podés utilizarlos en la próxima ocasión. No te olvides pendrives y materiales impresos. Si ya tenés un calendario de eventos analizá qué piezas se volverán a usar y cuándo, para guardarlos de la forma apropiada.
  • Evaluación del equipo de trabajo. Tomate un tiempo para analizar el comportamiento de la gente de tu equipo que participó en el evento. Evaluá su compromiso, administración del tiempo y aprendizaje. Asegurate de agradecerles sus esfuerzos si se extendieron más allá de sus horarios de trabajo; revisá problemas que puedan haber surgido y sugerí correcciones.
  • Repaso de notas y material. En los días siguientes al fin del evento, después de un descanso, dedicá unas horas a fijar lo que hayas aprendido o continuar explorando los temas de tu interés. Revisá los folletos, el material que te entregaron y tus anotaciones durante el evento. Guardá lo que creas que vas a necesitar consultar en el futuro.
  • Reguimiento de los contactos. Los eventos empresariales son sólo el comienzo de las nuevas relaciones comerciales. Organizá la información recabada (tarjetas comerciales, bases de datos, mensajes, folletos, notas personales, etc.) y no esperes mucho tiempo para recontactar. ¿Mails? ¿Llamados? ¿Visitas? ¿Te comprometiste a enviar algo?
  • Difusión post-feria. Muchos organizadores de eventos incluyen actividades posteriores, para reforzar la difusión y los resultados de sus participantes. Podés esperar o solicitar listados de visitantes, videos o textos de capacitaciones y presentaciones, fotos, recortes de prensa, invitaciones a otros eventos, encuestas de satisfacción, resultados de encuestas en el sitio, descuentos para contrataciones anticipadas de stands, etc. También tu empresa puede apoyar sus acciones de marketing en la participación en la feria o encuentro.
  • Mediciones y evaluación de resultados comerciales. ¿Qué conclusiones podés sacar de la participación en el evento? Éste es el momento de evaluar los resultados, cuantitativa y cualitativamente: aprendizaje, contactos, oportunidades comerciales, retorno de la inversión. ¿Se cumplieron los objetivos planteados? ¿Por qué? ¿Qué se puede mejorar para la próxima vez?

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