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Kit básico para archivos ordenados

Algunos son obligatorios, otros es mejor tenerlos a la mano para consultas del negocio. En papel o digitales, los archivos ocupan un espacio en tu lugar de trabajo y requieren de dispositivos para mantenerlos en orden. ¿Estás bien equipado?
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Las antiguas oficinas desbordaban de papeles y formularios, Para mantener tu documentación en orden necesitás de equipamiento físico y virtual: carpetas, cajas, muebles de archivo, dispositivos digitales. y dedicaban enormes espacios y estructuras para almacenarlos de manera ordenada (¡imprescindible no sólo por una cuestión estética, sino para volver a encontrarlos!). Las computadoras y los medios digitales eliminaron la "sala de archivo" para la mayoría de las pymes. Sin embargo, sigue siendo necesario planificar cómo y dónde guardar la información del negocio. (ver "5 espacios que no pueden faltar") ¡Con una buena organización podés reducir el espacio de archivo y ganar metros cuadrados para tu actividad!

El equipamiento básico que tenés que considerar para cuidar los documentos de tu emprendimiento:

  • Muebles de archivo. Los viejos archivadores colgantes tal vez ya no hagan falta, pero cuando los papeles abundan, los muebles con cajones, estantes y bandejas bien divididos permiten guardar y encontrar rápidamente facturas, formularios, presupuestos, planos y otros documentos impresos de consulta. Muchos vienen en módulos combinables (entre sí y con otros muebles de oficina), y con espacios para rotular o identificar el contenido de cada compartimento.  La empresa Archivos Activos ha ganado lugar en el mercado con su oferta de este tipo de equipos modulares.
  • Pequeños organizadores. Para los papeles diarios, utilizá los cajones o estanterías de los escritorios, o complementalos con pequeños elementos para mantener el orden, como bandejas verticales, separadores para correspondencia o módulos de archivo móviles.  Para lo que requiere mantenerse a la vista usá una plancha de corcho o pizarra con imanes. Las casas de diseño suelen ofrecer también dispositivos novedosos como pines metálicos colgantes, portatarjetas rotativos o bolsillos de pared, también ideales para la comunicación interna.
  • Carpetas. Los folios o carpetas te permiten agrupar la información por tema (clientes, proveedores, cobranzas, contador, etc.) y mantener los papeles en uso o estudio fuera de la vista (y del alcance del viento, las salpicaduras de café y las miradas indiscretas).
  • Cajas de archivo. Económicas y con diversos diseños, las cajas de cartón o plásticos permiten archivar documentación y pequeños objetos (cables, accesorios, muestras, etc.) que no se consultan a diario, en una biblioteca o estantería, manteniendo el orden y la estética.
  • Caja de seguridad o archivo con acceso restringido. Algunos de los papeles de tu negocio pueden ser muy valiosos, ya sea por su valor económico (cheques, facturas, recibos, etc.), como por las dificultades que su pérdida acarrea (estatutos de una sociedad, resumen de ventas o declaraciones de impuestos, por ejemplo). (ver "Kit básico para el manejo del dinero")
  • Pendrives. Ideales para transportar y almacenar temporariamente archivos digitales, como planillas de cálculo, fotos, música o texto. Te permiten también pasar información entre dispositivos, y llevar la información clave siempre en tu bolsillo.
  • Memorias externas. Para mantener resguardo de tus archivos digitales es necesario realizar backups o copias de seguridad regulares. Las memorias externas permiten almacenar gran cantidad de datos, conectándolas a tu PC o laptop, y luego llevarlos a un lugar seguro, como una caja fuerte.
  • Discos virtuales. Otra opción para mantener las copias de seguridad o archivos compartidos, son los discos de almacenamiento virtuales como Dropbox  o Skydrive, que permiten acceder a la información desde distintos dispositivos vía Internet.
  • Empresas de archivo. Si los papeles son más de lo que tu oficina, local o espacio de trabajo pueden soportar, existen empresas especializadas que realizan el almacenamiento de archivos. Son ideales para documentación como facturas de compra y venta, que deben guardarse por motivos legales, aunque rara vez se consultan.

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