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03 de agosto 2016

El patrocinador escondido de un proyecto

Detectar esta figura resulta clave para el éxito del proyecto que estás gerenciando.
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Trabajás en una pyme y estás Se trata de entender el “quién” antes del “qué” de un proyecto gerenciando un proyecto de tres meses. El proyecto va por el segundo mes y las cosas van más o menos normales. Al comienzo, definiste el alcance y los entregables con el director de la empresa y cada 15 días te reunís con él para informarle acerca del avance del trabajo y de los problemas más importantes. El director es un brillante profesional de 38 años, continuador del negocio familiar que fundó su abuelo hace 60 años.

Un día llega a la oficina el padre del director de la empresa, que no va todos los días a la oficina porque está casi jubilado, pero los empleados saben que todavía está involucrado y que está en contacto permanente con su hijo por temas del negocio. Vos no lo conocías, y por su forma de hablar, te das cuenta de que está enterado de todo lo que pasa en el proyecto.

Inmediatamente, comienza a cuestionar funcionalidades básicas de algunos entregables. Esta persona había estado de viaje y estuvo siempre en contacto con su hijo intercambiando información acerca del proyecto. Supo desde el primer día de qué se trataba el proyecto y cómo se iba desarrollando, solo que recién ahora apareció en escena, vio los entregables, y ahora parece que todo tu mundo como gerente de proyecto se derrumba en media hora.

¿Te suena conocido? Esta persona es el patrocinador escondido. El patrocinador de un proyecto es la persona que consigue los fondos, impulsa el proyecto dentro de la organización y le delega la responsabilidad de implementación al gerente del proyecto. Puede haber más de un patrocinador, en este caso el hijo y el padre.

La relación con los patrocinadores es crucial para el éxito del proyecto. Están no solo para escuchar, sino también para tomar decisiones. ¿Qué responsabilidades tiene el patrocinador durante la implementación?

  1. Obtener los recursos necesarios para el proyecto.
  2. Delegar la autoridad del día a día del proyecto sobre el gerente de proyecto.
  3. Monitorear y controlar el proyecto a alto nivel, a través del gerente de proyecto.
  4. Confirmar y autorizar las fases del proyecto y el paso a cada fase siguiente.
  5. Verificar y validar el producto final del proyecto.

Ahora pensá en algún proyecto que estés liderando: ¿conocés a todos los patrocinadores? Una de tus funciones aprender a detectar esta figura. Esto no se logra intuitivamente, sino que debés tener como metodología hablar con los diferentes involucrados, entender para qué y para quién es este proyecto, entender el objetivo de negocios que originó todo.

No hay una fórmula, pero debés entender el "quién" antes que el "qué" o el "cuándo" de tu proyecto. Los líderes de proyecto con más experiencia se preguntan: "¿quién está jugando este partido?", antes de preguntarse: "¿qué es lo que hay que construir y cuándo?".

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