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12 de agosto 2016

Productividad en 5 pasos

Hacer muchas cosas al mismo tiempo no siempre es sinómino de ser más productivo. Por el contrario, concentrarse en una tarea a la vez permite aumentar la eficacia personal.
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En la última década, muchas personas No importa lo bien que sientas que estás realizando las tareas en este momento, siempre hay espacio para mejorar la productividad han dedicado su tiempo a estudiar la relación de la productividad con la multitarea y sorprendentemente han llegado a la misma conclusión: la creencia de la participación en varias tareas al mismo tiempo es un mito ya que no nos hace más productivos. En lugar de ahorrar tiempo, la multitarea no solo nos lleva más tiempo, sino que también nos induce a cometer más errores.

De acuerdo con las investigaciones de John Medina, autor del libro Brain Rules, la multitarea fuerza al cerebro a cambiar rápidamente de una actividad a otra lo cual hace que se gaste más energía en el acto de cambiar de marcha y no le permite estar en zona para la actividad en cuestión.

En consecuencia, la multitarea obliga a pagar un precio mental cada vez que se interrumpe una cosa para hacer otra, En términos psicológicos, este precio se denomina "costo de transferencia". Dicho costo es la interrupción en el funcionamiento que experimentamos cuando cambiamos nuestra atención de una tarea a otra. De allí que los expertos estimen que el cambio entre tareas puede causar una pérdida del 40% en la productividad e introducir errores en especial si una o más de las actividades implica una gran cantidad de pensamiento crítico.

Otra desventaja de la multitarea es el efecto que tiene sobre nuestros niveles de estrés. Tratar con múltiples cosas a la vez nos hace sentir abrumados y agotados. Por ello, es conveniente pensar en el grado de satisfacción que se siente cuando le dedicamos toda la atención a una sola cosa. Podemos concentrarnos y entrar en lo que se conoce como "estar en la zona", lo cual nos brinda la sensación de que completamos algo y que además lo hacemos muy bien.

Cómo ser más productivos

Estamos tan acostumbrados a hacer varias cosas al mismo tiempo, que nos resulta difícil identificar cuándo dejar de hacerlo. Sin embargo, seguir estos pequeños pasos puede ayudarnos a dominar el arte de la concentración y de la consistencia:

  1. Asignar una prioridad a cada trabajo: una manera práctica de evitar la multitarea es separar lo urgente de lo importante y elegir prioridades para cada actividad. De este modo, la prioridad se convierte en una tarea de anclaje que sostiene el resto del día y no hace que se presenten dudas respecto de lo que se debe hacer o no hacer.
  2. Planificar el día en bloques: fijar momentos del día específicos para responder llamados, enviar emails, y conversar con colegas, no solo organiza sino que también permite gestionar y reducir las interrupciones.
  3. Reconocer el momento: si tu mente se muestra errante mientras estás realizando una tarea, lo ideal es concentrarse para guiar los pensamientos de nuevo en lo que se está haciendo en ese momento. A menudo, reconocer el momento permite mantenerse enfocado.
  4. Aprender a ser organizado: organizarse es un arte, y hay que trabajar en ello a diario, sumado a que la organización también implica tomar conciencia de la forma en que se gasta el tiempo para mejorar la productividad.
  5. Actitud y enfoque del trabajo: la automotivación es importante para maximizar la productividad. Apasionarse por la tarea y luego crear el mejor entorno posible es el puntapié para centrarse intensamente en una tarea y lograr resultados increíbles.

No importa lo bien que sientas que estás realizando las tareas en este momento, siempre hay espacio para mejorar la productividad. Cuando sos más productivo, no solo sos más rentable, sino que también se siente maravilloso estar en control del tiempo y saber que podés producir los resultados que se esperan de vos. Por ello, organizarse, tener una actitud proactiva, gestionar la información de manera efectiva y buscar maneras diferentes de mejorar su sistema de trabajo, te ayudarán a aumentar tu eficacia personal.

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