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05 de septiembre 2016

7 errores de los correos electrónicos

Para que un correo electrónico sea eficaz es importante evitar los errores más comunes que interfieren en esta herramienta de comunicación interna y externa.
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El correo electrónico tiene muchas Los saludos iniciales y finales del mensaje, deben mostrar cordialidad y profesionalismo. El correo electrónico también forma parte de la imagen de tu organización ventajas y se convirtió en un medio de comunicación aceptado y eficaz en la comunicación interna y externa de la empresa. Por eso es importante tener en cuenta que entre un buen e-mail y uno mediocre puede haber sólo unos segundos de diferencia.

Revisá estos 7 errores comunes antes de enviar tus e-mails:

Error #1. Omitir el asunto o restarle importancia

Nada más desafortunado que dejar el espacio del asunto en blanco. El asunto del mensaje es su título, la tarjeta de presentación de tu mensaje. Sin este dato tu correo puede pasar desapercibido y quedar en el olvido, o simplemente ir a parar directo a la papelera. Poné atención al llenar este campo, pensá en un texto corto (¡nunca más de 10 palabras!), pero tan directo que logre resumir el contenido y la importancia del e-mail.

Error #2. Dar vueltas sin enfocarse en el mensaje central

Cuando escribís un mail empresarial, para un empleado, un compañero, un proveedor u otra empresa, el mensaje debe ser formal y enfocarse rápidamente el asunto en cuestión. Evitá dar vueltas en torno a información poco relevante. Es mejor, en un principio, ir de lleno al motivo de la comunicación, explicando por qué te estás comunicando. Luego podés ahondar en ciertos detalles y comentar las acciones o resultados que estás esperando.

Error #3. Descuidar la formalidad

En el ámbito empresarial, el correo electrónico no es un mensaje casual. Puede haber ciertas comunicaciones más informales, por ejemplo entre compañeros de trabajo, pero no es bueno excederse: no olvides que la comunicación en este caso es solo escrita y puede ser leída por otras personas. Debés tener cuidado y releer el texto para evitar interpretaciones incorrectas.

Error #4. Falta de personalización

Lo ideal es dirigir el mensaje al destinatario principal mediante un saludo: "Buenas tardes Dra....", "Estimado Sr...." o al menos un simple "Hola Ana", dependiendo del tono y el contenido del mensaje. Cuando te dirijas a un sector y no a alguien específico, o no estás seguro de a quién estás contactando dentro de una empresa, al menos podrías indicar su cargo; de esa forma será más fácil que llegue a su destinatario y le preste atención.

Error #5. Fallas de ortografía y gramática

¡Tené cuidado con la ortografía! La calidad de un mensaje de e-mail también tiene que ver con los errores ortográficos y la puntuación. Un correo electrónico es parte de la imagen de la empresa y como toda comunicación permite demostrar profesionalismo. Enviar un mensaje con errores de este tipo, revela poca atención a los detalles y quien lo reciba puede extrapolar esto a cualquier actividad que realiza quien lo envía.

Error #6. Redacción mediocre

El objetivo es escribir de forma tal que quien reciba el mensaje entienda su significado. En ese sentido, lo ideal es utilizar el lenguaje apropiado para cada receptor. Explotá al máximo tu capacidad de síntesis, con frases cortas y concisas. Evitá redundancias: el mejor mensaje es el que se transmite de la forma más breve. Un texto largo fastidia a quien lo escribe y a quien lo recibe. Se puede crear un panorama visual a través de las "negritas", permitiendo conceptos clave con un vistazo rápido. También es recomendable usar viñetas o listas numeradas.

Error #7. Olvidar poner tus datos

Es muy desconcertante recibir un mail y no saber exactamente quién lo está enviando. Luego del saludo final, colocá siempre tus referencias personales y formas de contacto. Podrías configurarlo para que se coloquen en cada e-mail que envíes, de forma automática. ¿Qué informar? Tu nombre, el cargo o sector, la empresa con su dirección y página web, tu correo electrónico, teléfonos, incluso tu contacto vía Skype o redes sociales. Si se trata de mensajes más bien personales o informales, puede ser suficiente con tu nombre.

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3 comentarios
Dario Piscitelli · Hace 2 meses

Copiar a mucha gente puede generar que nadie se ocupe por que ve que el otro lo hara.

Domingo Sanna · Hace 2 meses

Un consejo para escribir emails es seguir el antiguo modelo AIDA (como la ópera). A de atención: un gran encabezado y un genial Asunto para motiva la apertura. I de Interés. Brindar algo que le interese al cliente. NO empezar diciendo estamos contentos en anunciar...al cliente no le interesa que uno esté contento...qué le importa a él o ella? D de deseo. Hacer desear al cliente el producto o servicio que vendo. A de acción poner un call to action o sea, una acción para comprar, visitar, contestar, participar, etc.

Dario Piscitelli · Hace 2 meses

Muy buen consejo Domingo.!