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El desorden: enemigo de la productividad

Ordená tus papeles y documentos digitales para trabajar mejor. No hace falta volverse obsesivo. Implementar estas simples ideas te ayudará a evitar el caos en tu escritorio o lugar de trabajo.
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En la medida que un negocio crece, se acumulan los papelesSeas o no una persona ordenada, resulta imprescindible dar cierta organización al lugar de trabajo, para ganar en eficiencia., documentos y archivos. Y está claro que dedicar el escaso tiempo disponible a rastrear una factura, revisar pilas de papeles o rehacer formularios perdidos no agrega a la productividad del negocio. Seas o no una persona ordenada, resulta imprescindible dar cierta organización al lugar de trabajo, para ganar en eficiencia.

Las siguientes son algunas de las formas de lograr mayor productividad, poniendo en orden la oficina:

  1. Dedicá un tiempo —cuando baja el nivel de actividad o necesitás un corte con lo cotidiano—, para organizar tus archivos,  asignar espacios de guardado y definir reglas para la gestión de documentos. Asegurate de tener el equipamiento necesario (ver Kit básico de archivo). Si son varios en el espacio de trabajo, es la oportunidad de trabajar en equipo. ¡Después sólo hay que seguir las reglas!
  2. Gran parte de la documentación que genera un negocio se relaciona con cuestiones administrativas, que luego impactan en la contabilidad (pagos, facturación, cobranzas, etc.). Hablá con tu contador para decidir cuál es la mejor forma de organizar la información, tanto para tu uso interno como para su posterior registro y archivo. Algunos estudios se ocupan incluso de guardar los documentos de sus clientes.
  3. Los papeles del día mantenelos en cajones, carpetas o módulos de bandejas plásticas, preclasificados entre: los que aún no viste, los que requieren una acción posterior, y los que ya están listos para archivar en su lugar definitivo. Cada papel nuevo debe ingresar en una de estas clasificaciones.
  4. Hacé algo similar con los correos electrónicos. Definí un criterio para mantener tu bandeja de entrada bajo control. Opciones: no más de 20 mails pendientes de acción; mail que se lee, mail que se resuelve; horario dedicado a correo, por ejemplo, los primeros cinco minutos de cada hora y el resto espera hasta la hora siguiente.
  5. Si te cuesta arrancar por tu cuenta con un proceso de ordenamiento del lugar de trabajo, llamá a un especialista. No hay un título habilitante, pero seguro conocés a alguna persona detallista, práctica y prolija, que se obsesiona por el orden de los muebles, los placares o las alacenas. Seguramente puede también darte una mano en la oficina o local.

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