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14 de octubre 2016

Toma de decisiones: 5 claves

Ya sea que estés decidiendo a quién contratar, qué proveedor usar o la estrategia de negocios por seguir, cada decisión presenta sus desafíos y todos tenemos diferentes maneras de abordar los problemas. ¿Cómo evitar tomar malas decisiones?
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A diario tomamos decisiones simples, rutinarias, estratégicas, operativas y otras más complejas, que involucran una serie de elementos, y no existe una fórmula que se pueda utilizar ante las distintas situaciones que se presentan.

Un ejercicio sencillo es considerar que alguien en algún lugar ya resolvió un problema similar, por lo tanto si aplicamos la lógica, la intuición y una pizca de creatividad podremos encontrar esa solución y adaptarla al problema particular que intentamos resolver.

En líneas generales, tomar una decisión implica lidiar con la incertidumbre que produce lo desconocido, la complejidad de los factores que hay que tener en cuenta, las consecuencias, es decir, el impacto de esa decisión, las alternativas posibles y las reacciones que puede tener la gente involucrada.

Por lo tanto, vale la pena utilizar un proceso lógico y ordenado que mejore la calidad de las decisiones y logre resultados positivos de manera consistente.

Te proponemos un proceso sistemático que no deje escapar los factores críticos que afectan los resultados en la toma de decisiones:

Tip 1. Analizar la situación al detalle

Asegurarse de que uno comprende perfectamente la situación es un paso previo importante para empezar a tomar una decisión. De allí que sea necesario abordar el contexto del problema para poder identificar aquellos factores interrelacionados que podrían tener efectos en cadena en otros lugares y que, de no ser vistos a tiempo, podrían generar efectos contraproducentes.

Varios métodos pueden utilizarse, tanto la técnica de los cinco "porqué" para reconocer los síntomas o el problema real, como un análisis de las causas para encontrar el origen del problema planteado. Una vez descubierta la causa raíz, considerá explorar las múltiples perspectivas que dicho problema podría tener y de ese modo obtener una mejor comprensión de lo que está pasando.

Tip 2. Generar alternativas probables

Otra parte importante de un buen proceso de toma de decisiones es generar tantas alternativas buenas como sean posibles ya que, si simplemente se adopta la primera solución, entonces es probable que un gran número de opciones mejores se pierdan.

Además, este procedimiento obliga a profundizar y a mirar al problema desde sus diversas aristas. Para ello, es muy útil emplear una variedad de técnicas de pensamiento creativo, como la tormenta de ideas, o la matriz del cambio de panorama, que utiliza las variables producto, planificación, potencial y la gente como una manera de reunir diferentes perspectivas.

Tip 3. Explorar tus opciones

La etapa de explorar alternativas es, usualmente, la parte que consume más tiempo en el proceso de toma de decisiones dado que su eficiencia dependerá de la claridad respecto a los factores a incluir en el análisis. Hay cuatro factores importantes que siempre se deberán considerar:

  • Riesgos: la mayoría de las decisiones involucran riesgos, por lo tanto, es clave descubrirlos y comprenderlos a fin de evaluar de manera objetiva las amenazas y eventos adversos. Esto permitirá centrarse en aquellos que tengan una mayor probabilidad de ocurrencia.
  • Consecuencias: si bien no puedes predecir las implicancias de una decisión en un ciento por ciento, puedes ser sistemático en el modo de identificar y evaluar las posibles consecuencias.
  • Factibilidad: este factor es usualmente ignorado, ya que se deben tener en cuenta ciertas limitaciones al tomar una decisión. De este modo se seleccionará una alternativa realista y viable.
  • Recursos: otro elemento a considerar es si los recursos son adecuados y si la solución se ajusta a sus objetivos y tiene grandes posibilidades de funcionar en el largo plazo.

Tip 4. Elegir la mejor solución

Tomar una decisión en sí misma puede ser una situación apasionante y estresante a la vez. Para ayudarte en el manejo objetivo de esas emociones, es importante usar un acercamiento estructurado para la decisión. Esto significa identificar aquello que es más importante en una buena decisión, es decir, tomarse el tiempo de determinar exactamente qué es lo que hará que la decisión sea la adecuada. El siguiente paso es "decidir", y una herramienta clave para ello es el uso de los árboles de decisión los cual son muy útiles cuando hay que elegir entre diferentes opciones probables aportando claridad al momento de seleccionar cuál se llevará el mayor peso en su determinación.

Tip 5. Evaluar el plan y ponerse en acción

Antes de empezar a poner en práctica la decisión, es fundamental darle una mirada profunda y objetiva para asegurarse de que no se hayan introducido errores en el proceso. Incorporar sistemáticamente la evaluación en la toma de decisiones aporta diferente beneficios ya que da claridad, minimiza los efectos indeseados, optimiza recursos y determina qué es lo que realmente se necesita. Si se trabaja en equipo, discutir sus conclusiones preliminares con las partes interesadas, es vital ya que ellas pueden detectar defectos, brindar recomendaciones y apoyar sus conclusiones.

Una vez superado este proceso de retroalimentación, la última etapa es la comunicación de la elección a todos los afectados por ella de una manera atractiva y estimulante a modo de preparación para su ejecución posterior. Al tomar decisiones acertadas a través de un proceso sistemático, lo hacemos de manera informada y consciente, y nos permite tener un panorama mejor definido y mucho más objetivo.

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