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Cursograma: tu aliado para detectar ineficiencias

¿Es tu pyme eficiente? ¿Existen fallas y demoras ocultas que reducen las ganancias? Aprendé a diagnosticar los procesos de tu empresa empleando cursogramas.
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Todo lo que se hace en una empresa Revisar los procesos graficándolos en un cursograma permite descubrir y corregir ineficiencias.forma parte de un circuito o proceso: compras, ventas, contabilidad, pago a proveedores, entre otros. Cada tarea insume tiempo y desencadena gastos, comprobantes, archivos, productos, derechos u obligaciones. En muchos casos, estos procesos son informales, o se forman por costumbre y comodidad; pero cuanto más se afianza la empresa, más falta hace encontrar una manera de controlarlos y optimizarlos.

Los cursogramas son una herramienta que permite visualizar de forma gráfica los procedimientos de la empresa y detectar con facilidad cualquier error, repetición o demora innecesaria (por ejemplo, materiales que se compran sin controlar el stock existente, falta de alertas de cobro o pago, documentos inútiles). Describir los procesos de tu empresa en un cursograma, tal como son en la actualidad, te ayudará a descubrir y corregir ineficiencias.

Existen normas formales para su presentación en proyectos oficiales, pero para construir un cursograma de uso interno o planear un proceso, solo hace falta tener en cuenta los símbolos que representan las distintas acciones:

  • El círculo representa una acción en general (emitir una factura, llamar, entregar un producto, etc.).
  • El cuadrado indica una acción de control (autorización de gasto, cotejo de remitos, calidad, etc.).
  • El semióvalo representa una demora en el proceso.
  • El triángulo es un archivo definitivo.
  • El triángulo invertido señala un archivo transitorio.
  • El rombo representa una alternativa de acción.
  • El rectángulo con base ondulada es un documento (remito, factura, etc.).
  • La flecha une los símbolos e indica el traslado de un documento, un producto o simplemente el curso de la acción.

También hay que tener en cuenta que un cursograma se construye siempre de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo. La hoja puede separarse en columnas en las que se ubican los distintos participantes del circuito, para que quede claro quién es responsable por cada tarea.

En el ejemplo que ilustra la nota se grafica la venta en una casa de comidas rápidas.

Puede verse que, si bien el empleado que entrega la orden se asegura de que el cliente abonó el precio del pedido, no mantiene ningún registro de los productos que entrega. Podría implementarse la entrega de una tercera copia del ticket o la emisión de una orden de pedido electrónica para mejorar el control interno del stock, la cocina y el manejo de caja en la empresa.

Con esta herramienta sencilla intentá analizar y graficar algún proceso en tu empresa. Usá lápiz y papel para describir los circuitos actuales y diseñar procesos más eficientes.

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