Contenido

27 de diciembre 2016

7 herramientas para equipos virtuales

Seleccioná cuidadosamente las herramientas de colaboración en línea más adecuadas para tu empresa y aumentá la eficiencia mediante equipos de trabajo virtuales.
$.-

Un equipo virtual es un grupo de personas que trabajan juntas pero distantes físicamente, e interactúan a través del uso de distintas tecnologías. Existen muchas aplicaciones que permiten el trabajo colaborativo. ¿Cuáles son las herramientas más adecuadas para tu empresa?

  1. Videoconferencias
    Alternativa directa a las comunicaciones telefónicas. Las videoconferencias, por ejemplo a través de Skype o los Hangouts de Google (que son algunas de las opciones gratuitas) permiten conjugar voz y video. Cuando las reuniones son programadas, lo ideal es iniciar sesión en un ambiente tranquilo unos minutos antes de la hora prefijada, para evitar cualquier problema técnico (micrófonos, parlantes, cámara) que pudiera surgir. También podés estar continuamente en línea, incluso mediante el uso de smartphones.

  2. Chat y mensajes instantáneos
    ¿Querés enviar mensajes cortos en tiempo real, entre dos personas, o incluso dentro de un grupo? La solución puede ser una aplicación de chat o mensajería instantánea, una ventana para escribir un mensaje, a veces acompañado de imágenes, que se puede enviar a uno o más destinatarios, y que el destinatario puede contestar en el momento. Son muchas las aplicaciones gratuitas disponibles, muchas se utilizan desde la computadora de escritorio y otras también te permiten hacerlo desde el celular: Skype, WeChat, Google Talk, WhatsApp.

  3. E-mails
    El correo electrónico se basa en el envío y recepción de mensajes a una persona o a muchas a la vez, con cualquier tipo de archivos: imágenes, videos, archivos de audio, planillas de cálculo, documentos de texto, archivos ejecutables. Actualmente, con sistemas cada vez más integrados, el e-mail no está obsoleto, porque no se limita sólo a adjuntar un documento, sino que inicia un flujo de trabajo colaborativo que mejora la eficacia de los equipos de trabajo desde cualquier parte del mundo y sólo con una conexión a internet.

  4. Base de datos virtual
    Hoy es posible compartir archivos e información colaborativa en servidores propios de la empresa con acceso a través de internet o directamente en sitios web orientados a esta función. Todos los datos y documentos de una determinada tarea o proyecto pueden archivarse en una base común, donde cualquier persona involucrada puede acceder fácilmente en cualquier momento y realizar actualizaciones o modificaciones, que posteriormente el resto del equipo pueda visualizar.

  5. Archivos en línea
    Google, por ejemplo, ofrece la posibilidad de compartir archivos en línea: editor de texto, hoja de cálculo y presentaciones, similar a un paquete de software instalado en una computadora. Los documentos pueden ser compartidos y varios usuarios pueden modificarlos simultáneamente. Se guardan automáticamente en la nube y también se pueden descargar en varios formatos. Tené presente que tiene limitación por tamaño de archivo y menores funciones de edición, por lo que no es aconsejable para documentos con formato o diseño complejo.

  6. Calendarios en línea
    Existen varios calendarios en línea que permiten gestionar e intercambiar citas y tareas a través de la web. Con Google Calendar, por ejemplo, podés gestionar múltiples calendarios o crear un evento que genere notificaciones automáticas por correo electrónico. Con la integración de las distintas aplicaciones, tu equipo de trabajo puede compartir documentos a través de Google Docs y comunicar los plazos con Google Calendar. Además, Google Groups permite compartir archivos de trabajo sólo con los miembros de tu grupo de una forma muy simple.

  7. Foros
    Los foros son aplicaciones que permiten discusiones en línea. Combinan facilidad de uso y flexibilidad, por lo que son muy aplicables para que tu equipo pueda tratar temas específicos o de interés común. La comunicación no es en tiempo real, una persona publica un comentario y otra podrá responder cuando ingrese en el foro. Son muchas las plataformas que permiten, ingresando con un usuario y contraseña, crear temas, hacer preguntas, desarrollar nuevas ideas o analizar ventajas y desventajas de una propuesta.

Existen muchas herramientas, incluso gratuitas, que brindan enormes beneficios para trabajar en línea y favorecer a los equipos de trabajo virtuales.

Compartí

1

¿Te resultó útil?

Te Puede Interesar

máximo 800 caracteres