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08 de noviembre 2017

Legajo de personal: todo lo que debe incluir

Legajo de personal: todo lo que debe incluir

Si bien algunos datos no son "obligaciones legales", cuanto más completo esté, mejor. Un repaso por la información que no puede faltar en el legajo de tus colaboradores.

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Una consulta que Cada empresa deberá tener en cuenta su actividad específica, beneficios que le otorgan al personal para tener un buen legajo de personal completosolemos recibir de forma recurrente de quienes manejan el área de Recursos Humanos en las empresas es: ¿qué documentación debe tener el legajo de personal? ¿Qué documentación me conviene tener firmada por el trabajador en el legajo? ¿Qué documentación es importante tener en caso de que exista un juicio laboral contra mi empresa?

Obviamente, cada empresa deberá tener en cuenta su actividad específica, beneficios que le otorgan al personal, etc. a los fines de tener un buen legajo de personal completo. Muchas veces, solemos encontrarnos con legajos que no reflejan la realidad de los hechos y que, de la forma en que son llevados, luego no sirven para ser introducidos en un potencial conflicto como elementos de prueba.

Es necesario aclarar que siempre que en este artículo se mencione "firmado por el trabajador", debe entenderse que el documento debe estar firmado, aclarada la firma, el DNI y la fecha, todos de su puño y letra.

Claves para un legajo completo:

  1. Todo en un solo lugar:el legajo del personal debe ser uno solo y no estar diseminado por las diferentes áreas de la empresa. Es común ver legajos fraccionados por distintas partes, lo que luego dificulta recabar información completa en caso de que se la necesite.
  2. Declaración jurada de domicilio:completada y firmada de puño y letra por el trabajador. Es importante que se mantenga actualizado y que el trabajador manifieste cualquier cambio de domicilio. Este documento debe contener la frase "declaro bajo juramento", caso contrario existen muchos riesgos a la hora de realizar cualquier tipo de notificación.
  3. Constancia de alta y baja de AFIP:esta documentación, emitida por la AFIP al dar de alta o de baja a un trabajador, debe estar firmada por este y por la empresa. La empresa conserva la que está firmada por el trabajador y la otra es entregada al dependiente.
  4. Certificados exigidos por art. 80 LCT:se debe realizar entrega de los certificados de trabajo y aportes exigidos, siempreconservando en la empresa una copia firmada por el trabajador con la fecha de entrega. O bien se puede confeccionar una nota por duplicado donde conste la entrega o bien la empresa quedarse con copias de todo lo entregado y que estas sean firmadas por el trabajador.
  5. Liquidación final:una vez finalizada la relación, se debe abonar la liquidación final con recibo y que el trabajador lo firme como cualquier recibo. Cada parte conserva el suyo. Es importante que el recibo diga que corresponde al periodo "Liquidación Final". En caso de ruptura conflictiva, esto debe ser consultado con el asesor legal de la empresa. Asimismo, se recomienda que, una vez finalizada la relación laboral, todos los recibos de sueldo firmados por el trabajador sean incorporados al legajo.
  6. Sanciones:en caso de que existiesen,todas deben estar firmadas por el trabajador y ser conservados en el legajo.
  7. Entrega de elementos de trabajo: es importante documentar dicha entrega e indicar los alcances, delimitando su uso. Ejemplo: ropa de trabajo, computadoras, celulares, autos, etc.
  8. Planilla horaria:si bien no es una exigencia legal, sería muy bueno que, al finalizar la jornada laboral, todos los empleados la firmen. En caso de que sea una fichada digital, puede imprimirse mensualmente y que el trabajador las firme y conservarlas en el legajo.
  9. Código de Ética:en caso de que la empresa posea un código de ética o manual de comportamiento, este deberá estar firmado por el trabajador. Asimismo, se recomienda brindar horas de capacitación sobre el Código de Ética y emitir una constancia firmada de asistencia.
  10. Manual de Procedimiento/Manual de Tareas: es importante tener un manual donde se delimiten todas las tareas a ser efectuadas por los empleados de la empresa, sus alcances, los elementos utilizados, etc. Dicho manual deberá estar consignado por el trabajador y formar parte del legajo. Asimismo, se recomienda brindar capacitaciones al trabajador respecto a los alcances de su tarea y que dichas constancias formen parte del legajo firmadas por el trabajador.
  11. Asistencia a capacitaciones de Seguridad e Higiene: es una de las cuestiones que suelen no estar integradas al legajo de los trabajadores. Es importante generar certificados individuales de asistencia, donde se pueda individualizar el temario tratado, la fecha, quién brindó la capacitación y la carga horaria. Estos certificados individuales deben formar parte del legajo, con su respectiva firma.
  12. Datos personales: obviamente, no puede faltar una planilla con los datos personales completada por el trabajador, donde también consten la información de sus dependientes y/o familiares directos. Asimismo, deberán contar con fotocopias de DNI y aquella documentación que acredite el vínculo.
  13. Documentación requerida por ANSES/AFIP: debe estar al día y firmada por el trabajador, como: constancia de alta del trabajador, formulario AFIP F. 572 o F. 572 web, copia del Formulario AFIP F. 649, nota de opción de obra social o cambio, asignaciones familiares, constancia de régimen de asignaciones familiares.
  14. Otros documentos: contrato de trabajoen caso que se hubiera firmado uno, constancia de vacaciones, certificados médicos que hubiera acompañado, pedidos de licencias, libreta sanitaria (en caso que la actividad realizada así lo exigiera), contratos con compañía de seguro, documentos de extranjeros (copia de CUIL provisorio y certificado de residencia, solicitud de afiliación al sindicato, declaración jurada informando su situación previsional, certificados de salud (exámenes preocupacionales y exámenes periódicos), su solicitud de empleo o su CV, etc.

Como regla de oro, ante la duda, que el trabajador siempre firme la documentación, aclare con DNI y ponga la fecha. Cuanta más documentación firmada tengamos, mejor. Es importante que el legajo esté completo y sea una herramienta y no un mero cumplimiento formal.

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