Contenido

El legajo de personal

Si tenés empleados en relación de dependencia es fundamental mantener actualizado un legajo con información laboral, legal e impositiva.
$.-
El legajo de personal es un documento o Si el legajo no existe o está incompleto pueden desencadenarse situaciones desfavorables ante inspecciones, auditorías o causas judiciales.carpeta que contiene información acerca de cada empleado de la empresa, y que se utiliza para realizar un seguimiento de la relación laboral. Sirve tanto para fines internos (promociones, licencias, vacaciones, etc.), como externos (inspecciones, asignaciones familiares, presentaciones judiciales, etc.).

Si bien no existe una norma legal que establezca y defina cómo debe hacerse un legajo de personal, es imprescindible realizarlo con cuidado ya que si no existe o está incompleto pueden desencadenarse situaciones desfavorables ante inspecciones, auditorías o causas judiciales, así como dificultarse la gestión cotidiana del personal.

¿Qué debe contener? No hay un modelo único, pero debe contemplarse que incluya la información mínima para cubrir los siguientes aspectos (ver en detalle es "34 datos para el legajo de personal"):

  • Datos personales. Una ficha completa con nombre, dirección, teléfonos de contacto y otros datos personales de cada empleado ayudará en la gestión de recursos humanos.
  • Antecedentes laborales. Es conveniente guardar en el legajo el CV, la carta de presentación, los exámenes de aptitud y otros documentos relacionados con el proceso de selección. (ver "Pasos para una buena selección del personal" http://www.buenosnegocios.com/notas/108-pasos-una-buena-seleccion-del-personal) Puede complementarse con referencias, certificados de estudios o títulos.
  • Cumplimiento a las normas legales. Es necesario tener un registro de las situaciones derivadas del contrato de trabajo (tipo de contratación, licencias, vacaciones, etc.), de la documentación relacionada con AFIP (Administración Federal de Ingresos Públicos) y ANSES (Administración Nacional de la Seguridad Social), de los seguros obligatorios y de las normas locales que pudieran aplicarse.
  • Desarrollo en la empresa. A la información inicial es recomendable ir agregando documentos sobre capacitación, licencias, vacaciones, evaluaciones de desempeño y otros datos relevantes durante la permanencia del empleado en la empresa.

Más allá del modelo general, aplicable a la mayoría de las pymes, puede resultar necesario realizar ajustes o agregados en relación con la actividad o empresa en particular (por ejemplo, incluir copia de la licencia de conducir en una empresa de transporte o certificados de vacunación en empresas de salud).

Existen varias formas de organizar los legajos de personal. Las mismas dependen del tamaño de la empresa y de la relación costo-beneficio. Por ejemplo, un emprendimiento con tres empleados puede mantener un registro manual, completando una ficha básica y agregando copias impresas de los documentos en una carpeta física, mientras que una pyme que posee un sistema integrado de gestión puede contar con un legajo computarizado en el que agregar fotos y documentos digitalizados. Una planilla de Excel o una carpeta virtual en la PC pueden resultar un sistema intermedio de organización de la información del personal, que facilite las búsquedas y la gestión de los documentos (impresiones, envío por mail, etc.).

En todos los casos, la información debe ser fácil de consultar cuando se lo requiera, pero a la vez es imprescindible mantener la confidencialidad.

Por último, es importante aclarar que la confección, organización y actualización de los legajos personales queda a criterio de cada empleador, quienes determinarán su necesidad en base a sus estructuras y requerimientos particulares.

Compartí

2

¿Te resultó útil?

máximo 800 caracteres