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Errores al definir tu lugar de trabajo

El espacio de trabajo afecta no solo la imagen de un negocio, sino la productividad y la motivación de las personas que allí se desempeñan. Si alquilás una oficina o utilizás un espacio personal o prestado, ¿cómo evitar errores?
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Todo emprendedor necesita un lugar para producir, reflexionar sobre el negocio, tomar decisiones, recibir proveedores o clientes, archivar documentación, y otras tareas de su actividad diaria. En la selección de este espacio suelen cometerse errores que pueden perjudicar e incluso poner en riesgo el negocio.
Algunos errores que deberías evitar, por pequeño y simple que sea tu lugar de trabajo:
  • Error #1: Improvisar. En vez de dejar que el espacio condicione la forma de trabajo, hay que elegir un espacio que sea funcional al negocio. Algunas preguntas clave para planificarlo de antemano son: ¿Cuántas personas trabajarán en el lugar? Evitar errores al definir el lugar de trabajo ayuda a mejorar la imagen, la motivación y la productividad.¿Es necesario o conveniente que todas las tareas del negocio se realicen allí? ¿Se recibirán clientes? ¿Se exhibirá mercadería? ¿Es preferible un lugar tranquilo para crear o es necesario estar en una arteria central, cerca de clientes o proveedores? Dedicar un tiempo a imaginar el detalle de cómo se desarrollará el negocio, permitirá hacer una mejor elección.
  • Error #2: No firmar contrato de alquiler. Salvo que trabajes desde tu casa, es necesario firmar un contrato de alquiler para proteger los intereses del negocio. Aun cuando se trate de la propiedad de algún familiar o conocido, es conveniente formalizar por escrito el plazo y las condiciones de uso. El contrato de locación comercial, además, es un elemento imprescindible para obtener seguros que protejan la mercadería, los equipos y el espacio.
  • Error #3: Utilizar espacios no habilitados. Aunque el espacio elegido no sea una oficina formal, es necesario que sea "apto profesional" para poder realizar desde allí una actividad comercial. De lo contrario, los vecinos podrán realizar denuncias y obligar la clausura. También deben contemplarse habilitaciones específicas cuando se trata de algo más que una oficina (gastronomía, fábricas, atención al público, etc.).
  • Error #4: Descuidar la ubicación. A veces los emprendedores optan por lo más cercano a sus hogares o aquello que les ofrecen para arrancar. Dependiendo de la actividad, estar cerca de los clientes, de los proveedores o de ambos puede ser un factor clave de éxito que no debe ignorarse.
  • Error #5: No contemplar servicios y muebles. Las instalaciones deben tener servicios necesarios, como baños y acceso para gente mayor o discapacitada, y de acuerdo al tipo de negocio, también un lugar para comer, una sala de espera u otra particularidad. En cuanto al equipamiento, no es un tema menor en el presupuesto. Las oficinas a veces se alquilan amuebladas, lo que puede resultar más económico y rápido.
  • Error #6: Alquilar lo impagable. Sobre todo cuando el negocio está en su etapa de inicio, conviene ser prudente en el presupuesto destinado al alquiler de la oficina. El emprendimiento debe probar que puede generar suficientes ingresos para cubrir los costos fijos, y recién después podrá subir de escalón. Incumplir con el propietario ya hace que el negocio arranque con el pie equivocado.
  • Error #7: Descuidar la imagen. En caso de que en el espacio de trabajo se reciba gente o se preste un servicio, es importante pensar en las expectativas de quienes visitan el lugar. Los atributos del servicio que se ofrece deben verse reflejados en el espacio y el equipamiento. Por ejemplo, un estudio de abogados debe tener un aspecto prolijo y contemplar un despacho privado en el que se garantice la confidencialidad.

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