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3 atajos en Excel

Con más de 25 años en el mercado, Excel es la opción favorita de muchos emprendedores para las tareas administrativas diarias. Revisá esta lista de atajos para operar aún más rápido.
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Mucha gente, al abrir Excel por primera vez se En las planillas de cálculo suele estar el corazón administrativo de muchos emprendimientos; usá atajos para simplificar tu trabajo.siente abrumada por la cantidad de opciones, comandos y menús. Luego, con más práctica, todo el mundo va creando sus propias maneras de trabajar, pero a menudo ignora algunas de las formas de agilizar el uso del programa. A continuación, tres claves para ayudarte a codearte de igual a igual con planillas, filas y columnas.

1) Atajos. El mouse es muy cómodo, pero cuando se trata de reiteradas acciones similares en Excel, roba mucho tiempo al tener que reposicionarlo una y otra vez. Algunos comandos son más rápidos desde el teclado:

  • Tecla Alt. La tecla "Alt" permite acceder rápidamente a cualquier opción de la barra del menú. Presiona Alt y verás que se señala la palabra ARCHIVO. La letra A aparece destacada, eso quiere decir que si ahora presionas la tecla A, se abrirá el menú de ARCHIVO. Observá que todas las primeras letras están subrayadas para indicar le letra que activa el comando asociado.  Por ejemplo, Alt+A+A abre un archivo, Alt+A+G, guarda la planilla en la que estás trabajando ahora.
  • Tecla Ctrl. La tecla "Ctrl" también activa numerosos atajos. Los de uso más frecuente son Ctrl.+C y Ctrl.+V para copiar y pegar; Ctrl.+Z para deshacer una acción; Ctrl.++/Ctrl.+- para insertar o borrar filas y columnas y Ctrl.+S para guardar el archivo.

2) Malabares con planillas. Armar un simple presupuesto o registrar los gastos de un mes no es tarea difícil, pero cuando la información se acumula, hace falta algo de ayuda. Por suerte Excel cuenta con varias opciones para facilitar la creación y manejo de planillas extensas:

  • Redimensionar columnas y filas. Imaginate una planilla de ventas del mes con nombres de clientes, importes, CUIT y números de facturas. Redimensionar una a una las columnas o filas para evitar los molestos símbolos # puede ser una tarea de locos. Basta con hacer doble click en el borde derecho del encabezado de la columna o la fila en cuestión para que se redimensione automáticamente. Y si querés redimensionar toda la hoja, basta con hacer click en la intersección de los encabezados (esquina superior izquierda) y, una vez seleccionadas todas las celdas,  hacer doble click entre cualquier columna o fila.
  • Navegar rápidamente entre hojas. ¿Creás múltiples hojas dentro de una misma planilla, por ejemplo, una por mes del ejercicio fiscal o una por cliente? Si son muchas, la navegación puede complicarse un poco. La solución es hacer un click derecho en las flechas de navegación (a la izquierda de las hojas) y seleccionar la hoja que se quiere ver. Rápido y eficaz.

3) Para escribir menos.  En el día a día, hay numerosos términos que se repiten (clientes frecuentes, cuentas contables, materiales y otros similares). Excel cuenta con dos herramientas útiles para ahorrarnos trabajo:

  • Autocorregir. Con esta herramienta, se pueden crear abreviaturas personalizadas, por ejemplo, podemos hacer que al tipear FL, Excel escriba automáticamente Costo de Fletes. Se activa (en Excel 2007) haciendo click en el botón Office en la esquina superior izquierda, luego en Opciones de Excel, después en Corrección y finalmente en "Opciones de Autocorregir". En el recuadro "Reemplazar con" se tipea "FL" y en el recuadro "Con", se tipea "Costo de Fletes".
  • Autorellenar. Muchos usan este comando para copiar datos o fórmulas en la hoja de cálculo (para hacerlo basta con hacer click en la manija de rellenar que está en la esquina inferior derecha de cada celda y arrastrar en dirección deseada). Pero Autorellenar también activa listas pregrabadas en Excel que pueden ser de mucha utilidad. Por ejemplo, intentá escribir Lunes (o Monday si usas Excel en inglés), hacé click en la manija de rellenar y arrastrá hacia abajo. Excel completa automáticamente las celdas vacías con días de la semana restantes (también, con meses o números).
  • Listas personalizadas. Esta opción permite personalizar el comando Autorellenar. Por ejemplo, alguien que con frecuencia hace presupuestos, podría crear una lista personalizada compuesta por sus rubros: Mano de obra, Materiales, Seguros, Herramientas, Otros gastos. Para hacerlo, abrí una hoja de cálculo en blanco, armá la lista que necesitas, luego click en el botón Office (Excel 2007), opciones y por último listas personalizadas. En esta solapa, click en importar lista desde celdas, pintás la lista que creaste y presionás "Intro". Ahora, después de hacer Importar y aceptar los cambios, cada vez que escribas Mano de Obra y arrastres en cualquier dirección, Excel completará las celdas con la lista que creaste.

Esperamos que estos simples atajos te sean útiles para aprovechar mejor el Excel. Y como el programa es tan amplio, seguramente tendrás tus trucos propios para compartir con nosotros. ¿Cómo potenciás el uso de esta herramienta?

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