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¿Libreta de almacenero o sistema de gestión?

¿La hoja de gastos mensuales y el anotador te quedan chicos para administrar tu negocio? Te planteamos 6 criterios deanálisis para saber si tu empresa necesita un sistema de gestión más sofisticado.
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La "libreta de almacenero", aún válida para muchos Si te resulta difícil obtener información confiable para gestionar tu negocio tal vez es hora de implementar un sistema de gestión.negocios como herramienta de gestión, va cediendo terreno frente a planillas de cálculo, sistemas dedicados de consultores y paquetes administrativos para pymes, como Holistor, Tango o Sistemas Bejerman.

Algunos emprendedores, debido al tamaño o simplicidad de su negocio, no necesitan complejidad adicional en su administración, pero para otros es vital dar el paso hacia la sistematización. Hemos preparado una lista de seis temas a analizar para detectar síntomas de que la empresa puede beneficiarse con un sistema administrativo más elaborado:

  • Naturaleza del negocio. En general, las empresas dedicadas al comercio minorista, gastronomía, hotelería y rubros afines suelen llegar más rápido a un nivel de operaciones que requiere de sistematización. Los prestadores de servicios, especialmente profesionales, manejan menor cantidad de ventas y compras individuales (aunque pueden ser grandes en monto) lo que facilita el control y la gestión.
  • Proveedores y clientes.Un taller de costura podrá tener menos proveedores que un  mecánico, así como el seguimiento individual de cada cliente será más relevante para la estrategia de marketing de una hostería que para una heladería ubicada en zona turística. En general, si tu negocio depende de una relación fluida o seguimiento de numerosos proveedores o clientes, un sistema administrativo con buen manejo de bases de datos será de mucha ayuda.
  • Determinación de costos. Como criterio general, cuanto más compleja es la determinación de un costo, más necesaria resulta la instalación de un sistema que permita automatizar o simplificar este proceso. Esto es especialmente válido para todas aquellas empresas cuyo producto final se ensambla, confecciona o construye a partir de numerosos componentes y partes; por ejemplo, la construcción, manufactura y diversos tipos de elaboración gastronómica.
  • Tiempo en obtener la información. Muchas pymes que trabajan con un estudio contable externo, optan por tercerizar la registración de sus operaciones. (ver "Ventajas y desventajas de tercerizar") Si no mantienen un sistema paralelo para fines de gestión, obtener información para la toma de decisiones no suele ser algo inmediato, pues depende de que la misma haya sido procesada. En ciertos rubros esta demora es aceptable, pero si la operatividad de tu negocio depende de decisiones rápidas, conviene pensar en algún sistema de gestión.
  • Personas involucradas en la gestión. En una empresa operada en forma directa por unos pocos emprendedores es posible mantener la información y el negocio bajo control con sistemas tradicionales de lápiz y papel o unas simples planillas de cálculo. Pero, en la medida en que se agregan socios o empleados en la operatoria, es recomendable apoyarse en sistemas más sólidos con distintos niveles de acceso y módulos separados para distintas operaciones.
  • Ciclo de cobranzas y pagos. Algunos negocios, por ejemplo restaurantes o los de manufactura industrial de pequeña y mediana envergadura, construyen su operatoria financiera comprando insumos y materias primas a crédito a corto plazo y cancelando las deudas con el producto de las ventas. Cuando estos emprendimientos obtienen cierta envergadura, resulta difícil mantener un control sobre los vencimientos de cobranzas y pagos y estructurar una forma y plazos eficientes de mecanismos de compra y estrategias de venta. Por más que en otros aspectos la administración de la empresa sea relativamente poco compleja conviene implementar un sistema de gestión para evitar inconvenientes en el proceso, ahorrando tiempo y asegurando la cobranza efectiva.
  • No hace falta esperar a crecer mucho para implementar un sistema de gestión. En ocasiones se vuelve rápidamente necesario y no implica un desembolso excesivo. Y vos, ¿cómo administrás tu negocio? 

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