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Cómo evitar correos electrónicos inútiles

¿Te cansaste de correos inútiles? Pautas para escribir mensajes efectivos que mejoren tanto la comunicación interna como hacia el exterior. Compartilas con tu equipo de trabajo.
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¿Pasás el día leyendo y respondiendo correos El correo electrónico es una herramienta superproductiva si se siguen pautas básicas para enfocarlo en resultados y evitar confusiones.electrónicos? ¿Sentís que hay una sobrecarga de palabras que pocas veces producen resultados? ¿Los mensajes son muchas veces malentendidos y generan conflictos?

Asegurate de que vos y tu equipo repasen la "netiquette", un conjunto de normas que vuelve a tener vigencia ante el bombardeo de comunicaciones y la llegada al mundo laboral de la generación digital (ver "Generación Y"). Aquí van pautas básicas para enviar e-mails efectivos:

  • Verificá los aspectos formales. La información formal puede no parecer importante, pero ayuda a dar seriedad y marco de referencia a la comunicación. Una parte está incorporada en forma automática, como la fecha y los datos del destinatario; chequeá que esté actualizada (muchos correos terminan en cualquier lado por errores de fecha y hora en la configuración). Asegurate también de agregar otros datos que puedan facilitar la relación como, por ejemplo, tus datos de contacto y la firma con tu nombre completo cuando envíes un correo desde una dirección no personalizada (ej. "administración@empresa.com").
  • Dejá en claro el objetivo. Para que un correo sea efectivo es necesario enfocarlo en el resultado esperado. El tema del mensaje (o "Subject" en inglés) es el lugar indicado para establecer el objetivo. Por ejemplo "Aprobación de presupuesto 2013", "Solicitud de reunión", o "Urgente: cancelación de viaje". Ya en el cuerpo del e-mail, iniciá el mensaje con una suerte de "cartelera" a modo periodístico, que resuma las razones por las que estás tomando contacto, o la acción que esperás del receptor.
  • Esperá a tener toda la información antes de hacer el envío. Antes de enviar un e-mail, es recomendable dejar que la idea se asiente y contar con toda la información pertinente. Así, mandás un único e-mail completo ¡y no una sucesión de aproximaciones que van mostrando la evolución del pensamiento minuto a minuto! Si necesitás pelotear un tema con una persona o grupo puede ser más eficiente un llamado telefónico o una reunión. Mientras estés en etapa de definiciones, podés ir guardando tu mensaje en borrador.
  • Redacción clara y sencilla. Usá punteo o enumeraciones para facilitar la comprensión, y procurá alcanzar una buena síntesis. Cuando tenés que abordar varios temas, y cada uno de ellos es sustancial o tiene múltiples aristas, puede convenir iniciar un e-mail separado para cada uno. Evitá el exceso de informalidad o el uso de términos que puedan resultar ambiguos. Releé antes de enviar para mejorar la redacción y verificar la ortografía.
  • Cuidado con copiar a todo el mundo. Copiar a todos es una mala práctica, ya que lográs que pierdan el tiempo aquellos destinatarios cuya participación no es relevante. Por eso, en una cadena temática, copiá primero a las personas que deben llegar a una determinación, y recién después al grupo más amplio que deba validar la decisión o estar informado sobre los avances.
  • Cortá las cadenas interminables. Sabé poner punto final a las idas y vueltas de correos. Mientras se esté manteniendo un intercambio sobre un mismo tema, puede ser útil ir respondiendo un mismo e-mail para tener ese intercambio agrupado. Pero no uses ese mismo correo para iniciar nuevas conversaciones. Abrir una nueva cadena por cada tema ayuda a organizar las casillas y visualizar rápidamente lo más reciente.
  • No olvides normas de cortesía. A veces se presta poca atención al lenguaje, al estilo o al tono cuando se trata de un e-mail, y esto es un error que puede generar confusiones, ineficiencias y hasta peleas o la finalización de una relación comercial. Usá térmimos amigables, respetuosos y claros. Si hay algo sensible que puede ser malinterpretado, complementá el correo electrónico con un llamado telefónico o una conversación en persona.

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