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19 de julio 2013

Ventajas y desventajas de la oficina virtual

¿Trabajar sin un espacio físico en común? Gracias a computadoras, teléfonos celulares e internet hoy es posible llevar adelante un negocio de esta forma, especialmente en el campo de los servicios.
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A diferencia de una oficina tradicional, una La oficina virtual evita arriesgar parte del capital alquilando un local o una oficina tradicional, y así permite precios más competitivos o mayor rentabilidad.oficina virtual es un espacio de trabajo sin una ubicación física establecida. El avance de las comunicaciones, permite que agencias de publicidad, productoras, estudios profesionales, distribuidores y otros negocios puedan operar a través de herramientas colaborativas sin tener un lugar fijo.

Pero no todo es positivo. Analizá a continuación los pros y contras de la oficina virtual antes de decidir trabajar de esta forma:

Ventajas de la oficina virtual

  • Menor inversión de puesta en marcha. Si tu empresa está recién comenzando, la oficina virtual puede ser una buena opción. Permite no tener que arriesgar parte del capital alquilando un local o una oficina tradicional. También es una opción tentadora si estás pensando ampliar tu negocio en otras zonas geográficas.
  • Ahorro de dinero. Al realizar toda la operación en línea y no tener que invertir en el espacio físico, ahorrás dinero no sólo en la inversión inicial (local, equipos, instalaciones) sino en todos los costos de operación habitual: alquileres, servicios. Este ahorro se traduce en precios más competitivos o mayor rentabilidad frente a la competencia.
  • En todo momento y en todo lugar. Las actividades cotidianas pueden realizarse desde cualquier lugar del mundo y en el horario elegido, basta con tener los equipos necesarios de comunicación que permitan contactarte con tus clientes: una PC con acceso a internet y un teléfono.
  • Horarios flexibles. Para muchas personas trabajar desde su casa o el lugar elegido es una ventaja porque se trabaja más cómodo y además hay flexibilidad horaria. Esto permite también atraer y retener talentos que huyen de los trabajos tradicionales o viven alejados de tu localidad.
  • Reducción de tiempos y eventualidades. En algunos casos, aumenta la productividad, ya que se reducen los tiempos y costos de viaje frente a movilizarse hacia una oficina física. Además el trabajo no se ve afectado por eventualidades como problemas climáticos o de tránsito.

Desventajas de la oficina virtual

  • Dependencia de internet. La conexión a la red se torna indispensable en este tipo de oficinas, ya que es la herramienta por excelencia para poder comunicarse con socios, empleados y clientes. La dependencia es tan alta que prácticamente es imposible trabajar sin conexión.
  • No todos son capaces de "virtualizar". Por un lado, no todas las actividades son factibles de realizarse desde cualquier lugar y sin un espacio físico concreto. Por otro lado... ¡no todas las personas son capaces de trabajar virtualmente! Trabajar desde casa requiere de organización, automotivación y orientación a resultados.
  • Dificultades de comunicación. Con tu equipo de trabajo o con los clientes. Las herramientas mejoran día a día, pero aun así muchas veces es difícil suplir la comunicación personal en asuntos de negocios. Es importante tener un lugar donde poder reunirse al menos periódicamente.
  • Baja personalización. Al trabajar virtualmente, se pueden tercerizar algunos servicios como la atención telefónica, por ejemplo, a través de una secretaria virtual. Este tipo de servicios se brindan para varias empresas simultáneamente, lo que hace que la atención de los clientes no sea personalizada ni represente exclusivamente la imagen de tu negocio.
  • Dificultades para controlar y coordinar. La supervisión en un ambiente físico es mucho más sencilla, muchas veces basta con cambiar a la oficina de al lado u observar el trabajo de un empleado. En el ambiente virtual ni la dirección de los trabajadores, ni la coordinación del equipo de trabajo resultan tan sencillas. Se hace necesario encontrar alternativas para favorecer la comunicación y el control.

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1 comentarios
Iñaki Bastur · Hace 11 meses

Sin duda las ventajas pesan mucho más que los inconvenientes porque todo el mundo tiene hoy en día WiFi en cualquier parte, y más en tu casa, la comunicación mejora por momentos a través de los soportes digitales, cada vez más trabajadores son capaces de "virtualizar" como es el caso de una secretaria virtual. En este último punto debemos saber a qué tipo de trabajador contratamos, su experiencia en el mundo virtual y los resultados que ofrece. Yo aposté directamente por mi telesecretaria (www.secretaria-virtual.es/) porque ya sabía de su experiencia y de su trabajo impecable.