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Tercerizar: qué, cuándo y cómo

Si sabés aprovecharla, la tercerización puede ser una importante herramienta estratégica para aumentar la productividad y la rentabilidad de tu negocio.
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A diferencia de lo que piensan algunos La tercerización permite optimizar costos a largo plazo y concentrar esfuerzos en las actividades centrales del negocio.emprendedores, tercerizar no implica necesariamente perder el control o vulnerar el proceso al dejar algo en manos ajenas. Especialmente en situaciones de ajustes de mercado o reducción de costos, la tercerización puede flexibilizar las opciones disponibles y a menudo aumentar la productividad y la rentabilidad.

Antes de considerarla es importante contestar o al menos plantear en la empresa las siguientes preguntas:

  • ¿Por qué tercerizar? La vida diaria de un emprendimiento se compone de numerosas y variadas tareas que conducen hacia un objetivo único: maximizar el rendimiento del negocio. Podés intentar cumplirlas todas por tu cuenta o podés tratar de identificar aquellas que son vitales y delegar las más rutinarias. Delegar dentro de la empresa implica contratar más personal, alquilar oficinas más grandes, gastar más dinero por mes en sueldos y cargas sociales, así como asumir compromisos a largo plazo. En muchos casos, puede ser más barato delegar fuera de la empresa. (ver "Ventajas y desventajas de tercerizar" http://www.buenosnegocios.com/notas/391-ventajas-y-desventajas-tercerizar)
  • ¿Cuándo y qué tercerizar? Podés tener en cuenta algunas pautas o indicadores:
          - Complejidad. Si alguna tarea es demasiado compleja o al contrario, es demasiado rutinaria y repetitiva, puede ser mejor contratarla afuera.  Por ejemplo, la carga de datos administrativos o el asesoramiento financiero son buenos ejemplos ubicados en extremos opuestos.
          - Tecnología.
Un criterio sencillo para no equivocarse con la compra de maquinaria nueva es estimar, en función de los costos de adquisición y operación, el periodo de amortización del capital invertido. Si es inaceptablemente prolongado, conviene tercerizar. Por ejemplo, un estudio jurídico, podría analizar la compra de una fotocopiadora y ver que teniendo en cuenta el volumen de fotocopias que maneja, los costos de los insumos y el precio mensual del mantenimiento (más el tiempo que ocupa) conviene alquilar una máquina o encargar los trabajos en una gráfica.
          - Costos afectados por volumen.
Si empleás algún producto cuya elaboración se abarata sustancialmente de forma proporcional al volumen, conviene tercerizarlo. Un restaurante por ejemplo, podría encontrar que comprar helado y pastas elaboradas por terceros es mucho más rentable que tratar de hacerlo "en casa" con baja escala de producción.

El momento de la tercerización depende de la estrategia empresarial que elijas a corto, mediano y largo plazo. Podés optar por tercerizar más al principio para disminuir los riesgos o, si la actividad lo permite, mantener esa estrategia a medida que la empresa crece para aumentar la competitividad al requerir de menores activos.

  • ¿Cómo tercerizar? Una vez que tengas en claro cuándo y qué tercerizar, debés empezar a buscar al socio adecuado. (http://www.buenosnegocios.com/notas/457-proveedores-7-criterios-seleccion) Lo mejor, antes de salir a pedir presupuestos, es acudir a recomendaciones del sector; socios, asesores regulares, la cámara de comercio y la web pueden ser grandes fuentes de información. A la hora de contratar, es vital establecer al menos tres pautas con la mayor claridad posible:
          - Calidad. Verificá que tus criterios de calidad coincidan con los de la empresa que planeás contratar. Conviene pactar formas cuantitativas de revisarlo, por ejemplo, determinar las materias primas o una serie de dimensiones físicas.
          - Plazos.
Asegurate de establecer un calendario operativo con supuestos de compensación por demoras en entregas o finalización de trabajo.
          - Seguridad.
Debés aclarar la forma de proteger tu negocio en casos de posibles fallas de la empresa que pienses contratar. Por ejemplo, discutir seguros o respaldos adicionales de información en casos de asistencia contable u otra ayuda profesional.

Tercerizar, siempre y cuando no afecte actividades centrales a la rentabilidad o competitividad, puede ser una gran forma de optimizar el rendimiento de la empresa. Los costos inmediatos pueden ser algo más altos, pero los beneficios en tiempo y oportunidades bien los justifican.

¿Están tercerizadas algunas actividades de tu negocio? ¿Cuál es tu experiencia?

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