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16 de septiembre 2013

Prepararse para una feria

El tiempo breve y la intensidad de la actividad durante los días que dura una feria hacen imposible tener éxito sin una preparación previa acorde con los objetivos de la participación.
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Las ferias de negocios representan una granParticipar en una feria puede traer fuertes beneficios para tu empresa, pero requiere una alta dosis de preparación. oportunidad de ampliar la red de tu empresa en un espacio acotado y en poco tiempo, contactando nuevos proveedores, afianzando el vínculo con clientes y conociendo las nuevas tendencias de mercado. Para que la participación sea un éxito, la preparación es muy importante.

A continuación, las claves para organizarse antes de la feria y lograr una mejor experiencia para tu negocio.

  • Definir objetivos. ¿Qué querés obtener asistiendo a la feria? Al menos debés tener claro cuáles son tus prioridades: ¿presentar un nuevo producto?, ¿explorar el mercado?, ¿proyectar tu marca? ¿encontrar proveedores?
  • Elegir la exposición adecuada. Si tus objetivos son claros, será más sencillo elegir la feria o encuentros en los que vas a participar, así como la mejor forma de alcanzar tus metas (ser visitante, montar un stand, alquilar otro tipo de espacio, esponsorear, participar en una ronda de negocios, etc.). Analizá las ediciones anteriores, los participantes y estadísticas en revistas o internet.
  • Alineación con estrategia comercial. No veas la participación en una feria como un hecho aislado. Para aprovechar al máximo sus oportunidades asegurate de que genere sinergias con otras acciones y que forme parte de un plan integral. Por ejemplo, si vas a realizar el lanzamiento de un producto durante el evento, podés mencionarlo en tu publicidad o tus comunicaciones a la prensa.  
  • Preparación de discurso de venta. Seguramente uno de tus objetivos será darte a conocer y establecer nuevos contactos. Tené preparado con anticipación tu discurso de presentación, con las claves para describir tu negocio de forma vendedora en pocos minutos; en la dinámica del evento te será difícil tener tiempo para pensarlo. Compartilo con quienes te van a acompañar, realizando una capacitación en particular a  promotores y otro personal temporario. ("5 minutos para presentarse (y venderse)"
  • Armado de presupuesto. No dejes de calcular todos los costos de tu participación en la feria, para considerarlo en tu flujo de fondos y asegurarte que la relación costo-beneficio es apropiada: inscripciones, alquiler del espacio, stand, publicidad, personal, cartelería, transportes, alojamiento, materiales promocionales. Considerá también que el tiempo dedicado al evento es tiempo que no podrás dedicar a otras actividades.
  • Ubicación y preparación del stand. Si vas a montar un espacio propio, analizá el plano general para conseguir un lugar con buena circulación de visitantes y stands cercanos de categoría, que atraigan más cantidad de público. Planificá con tiempo el diseño y montado del stand.
  • Promoción de la participación. Además de la publicidad propia de la feria, ¿Cómo vas a comunicar que serás parte de la feria? ¿Contacto directo, correo electrónico, publicaciones en diarios o revistas, página web, redes sociales?
  • Preparación de elementos. Para lograr el máximo impacto necesitarás tener en la exposición una cantidad de ítems, desde los productos a exponer al material de apoyo: folletos, catálogos, cartelería, documentación, formularios, listas de precios, tarjetas personales, contratación del personal, souvenirs.

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