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Reuniones: 5 errores comunes

En la vida diaria de un emprendimiento las reuniones tienen un lugar importante. Cómo evitar errores habituales que te hacen perder tiempo y no alcanzar resultados.
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  • Error #1. No tener objetivos claros Evitar la "reunionitis" puede liberar tiempo para dedicar al emprendimiento.

Las reuniones se hacen siempre con un fin, aun si éste es simplemente compartir información o mantenerse en contacto con el equipo de trabajo, proveedores o clientes. Si no hay objetivos precisos y, si es posible consensuados y comunicados con anticipación (por ejemplo, en la invitación a la reunión), las conversaciones tienden a ser difusas e improductivas. Podés implementar distintos tipos de reuniones, según los objetivos. Por ejemplo, para intercambiar información y planificar la semana de trabajo pueden bastar reuniones breves de pie, o desayunos de trabajo; para reuniones creativas entre pocas personas puede funcionar una caminata o paseo, más que la típica reunión de oficina; para mostrar un diseño o propuesta una conferencia virtual puede bastar.

  • Error #2. No estar "presentes"

"Esta r con la cabeza en otro lado" es una forma de escape habitual a reuniones poco interesantes o constructivas. Así, la reunión funciona "para la foto", pero resulta tiempo perdido en la práctica. Algunas medidas para lograr la atención de todos durante los encuentros: arrancar con una breve presentación individual que ponga a cada uno en situación, establecer una política de reuniones sin celulares, evitar distracciones e interrupciones, llevar una agenda ordenada, mantener la cantidad y extensión de las reuniones al mínimo.

  • Error #3. Mal uso del tiempo

Nada más frustrante para los participantes de cualquier reunión, que se pase el tiempo debatiendo sobre temas poco interesantes o charlando trivialidades y que, sobre la hora de cierre y con todos agotados, surjan las decisiones. ¿Algunas pautas para evitarlo? Asignar tiempos específicos al tratamiento de temas clave, exigir participaciones breves, y reducir al máximo los tiempos muertos pidiendo puntualidad y compromiso.

  • Error #4. Falta de coordinación

Alguien debe comunicar y gestionar los mecanismos de funcionamiento de cada reunión: ¿se va a hablar libremente, por turnos o se levanta la mano?, ¿Las decisiones deben surgir por consenso?, ¿Quién se va a ocupar de implementar lo acordado? Cuando hay pocos participantes la dinámica puede "fluir" naturalmente, pero en la mayoría de los casos, hace falta que alguien formalmente adopte el rol de coordinador, y así se ocupe de recordar objetivos, manejar los tiempos, intermediar en las discusiones y preparar el resumen de reunión, entre otras tareas esenciales para una reunión productiva.

  • Error# 5. Falta de seguimiento

Si se realiza una reunión pero luego no se ponen en práctica las decisiones o se implementan los acuerdos, de poco sirve. Para que las reuniones no "queden en nada" es necesario finalizarlas con una definición de cursos de acción, con responsables y plazos, que luego el coordinador pueda monitorear. Y claro, ¡hacerlo!


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