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07 de octubre 2013

5 herramientas para virtualizar la empresa

Lograr que al menos parte de tu negocio opere en forma virtual es una de las claves tecnológicas de los próximos años. ¿Qué implica? ¿Qué herramientas podés utilizar?
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La empresa "virtual" es capaz de trabajar las 24 hsPara maximizar los beneficios operativos del trabajo virtual es clave capacitar a las personas y que el cambio forme parte de la cultura organizacional. los 365 días del año, a través de herramientas o tecnologías siempre disponibles, cuándo sea y dónde sea. Virtualizar parcial o totalmente tu negocio permite optimizar el trabajo de todos los miembros de tu equipo: mayor capacidad de operación con menores costos.

Implementar herramientas virtuales no necesariamente implica realizar grandes inversiones en programas o equipamiento; las pymes también pueden realizar importantes avances en temas de virtualización, con herramientas gratuitas o de relativo bajo costo. La clave es asegurar la capacitación de las personas involucradas para que puedan aprovechar al máximo los beneficios de la tecnología, y que el cambio se incorpore a la cultura de la organización.

En la era de las comunicaciones, cualquier persona de tu equipo podría comenzar un proyecto en la oficina y continuarlo o monitorearlo desde su casa, o mientras viaja, o en cualquier lugar en que se encuentre, conectándose con una diversidad de dispositivos a través de internet. Para que esto pueda suceder la empresa debería brindar algunas herramientas virtuales como las siguientes:

  • Almacenamiento en la Nube. Dependiendo de la envergadura de la datos que quieras compartir se pueden contratar servidores online u optar por alguna de las alternativas sencillas y gratuitas para almacenar información en la web: Dropbox, Google Drive, Windows Live SkyDrive, Zoho. Todas ellas permiten subir archivos para compartirlos o modificarlos a través de Internet, llevándolos a estar disponibles en cualquier lugar y en cualquier momento.
  • Acceso remoto corporativo. Conectarse de forma remota implica acceder a distancia a un servidor a través de Internet, en general con sistemas de seguridad que implican contraseñas y otras formas de identificación. Esto permite conectarse al equipo del trabajo desde una PC en la casa, teniendo acceso a todos los programas, datos, archivos y recursos del equipo original (impresoras, por ejemplo). Existen varias opciones para acceder remotamente: un programa popular es VNC, que es gratuito y libre, también Windows, en sus últimas versiones trae la opción de escritorio remoto ya instalada y lista para configurar.
  • Videoconferencias. Se convierten en el soporte por excelencia como alternativa a la comunicación cara a cara, achicando costos, tiempos y distancias geográficas. Utilizalas para presentaciones, reuniones virtuales, colaboraciones externas y hasta entrevistas laborales. Tienen como ventaja la simpleza en el uso, la rapidez de la comunicación, la posibilidad de hacerla entre múltiples personas y el bajo costo. Hay varias alternativas gratuitas que pueden utilizarse, como Skype o Hangouts, de Google.
  • Intranet. La intranet es un canal que permite agilizar la información dentro de la empresa, distribuir contenidos, acceder a material compartido y consolidar la comunicación en múltiples sentidos. A través de una red interna accesible sólo a empleados, se puede consultar de forma continua la información del negocio. Si se decide conectar la intranet a internet, los empleados podrán además acceder desde cualquier lugar simplemente con un usuario y una contraseña.
  • Soluciones ofimáticas online. Google posee distintas aplicaciones que permiten compartir contenidos entre un grupo de personas, trabajando sobre ellos de forma colaborativa desde cualquier PC con conexión a internet. Por ejemplo, Google Docs ofrece una suite ofimática (con documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones o formularios) o Google Calendar (que permite calendarios compartidos de forma pública o por grupos). Microsft Office 365 es también un paquete de soluciones que da a las pymes la flexibilidad que necesitan para operar.

 

¿Realizás parte de tu actividad en forma virtual?


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1 comentarios
Jose Esteban Mallmann · Hace 23 meses

Aprecio infinitamente las sugerencias para manejar la empresa en forma virtual, de hecho lo hacemos habitualmente, siempre y cuando...haya Internet y no solo que las prestadoras brinden wi-fi, sino que nunca hay 3G ni medio G. Además estuve en el exterior y en el roming de datos, la compañia me asesinó. Creo que falta mucha inversión para poder "virtualizar" completamente una empresa. Saludos