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29 de octubre 2013

6 claves para hacer copias de seguridad

Anticipate a fallas en los equipos, errores de sistema, equivocaciones y otros imprevistos, y mantené a resguardo la información de tu negocio.
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Una copia de seguridad, también llamada Una copia de seguridad es un duplicado de la información que considerás importante, y que no querés perder si sucede una eventualidad.copia de respaldo, resguardo o "backup", es simplemente un duplicado de la información que considerás importante, y que no querés perder en caso de cualquier eventualidad que pudiera suceder. Tené en cuenta estas claves para preservar los datos esenciales de tu negocio en una copia de seguridad eficaz. ¡Es mejor prevenir que curar!

  • Realizar copias periódicas. Es una regla básica para mantener la información actualizada. ¡La constancia es clave para el éxito! La frecuencia dependerá de la cantidad de información que se vaya generando; como mínimo creá un respaldo mensual como parte de tus archivos regulares.
  • Automatizar el proceso. Lo ideal es que el resguardo de la información se haga de forma automática. Averiguá con tu soporte técnico o asesor en informático cuáles son las opciones para tus equipos y si necesitás dispositivos especiales. Si hay que hacerlo manualmente, ponete un recordatorio. Considerá  asignar esta tarea operativa pero vital a alguien de tu equipo. Delegar es clave
  • Clasificar el contenido. No toda la información que genera el negocio es relevante. Es recomendable hacer copias de lo que realmente considerás que debe ser protegido: ¿registros contables?, ¿planillas de ventas?, ¿bases de datos?, ¿correos electrónicos? Identificá con claridad carpetas y archivos para que luego sea más fácil de encontrar en caso de necesidad.
  • 4. Evitar la duplicación. Organizá los datos de manera que no haya dispersión de la información al momento de hacer el resguardo. De esta forma evitás que haya repeticiones o que quede información sin copiar. Podés, por ejemplo, agrupar los documentos en carpetas como "Ventas", "Finanzas", "Producción", "Recursos humanos", etc. Si la información del negocio se distribuye en varias computadoras no olvides unificar los archivos o hacer copias de todas.
  • Elegir la mejor ubicación. La ubicación de la copia dependerá de la cantidad de información (tamaño), de los requerimientos de periodicidad, de los costos y de la tecnología que tengas a tu alcance: discos externos, pendrives, DVD, un servidor externo, la nube... Es recomendable tener la copia en una unidad externa además de en la propia computadora, de forma de proteger la información ante el daño o pérdida del equipo o una catástrofe en el lugar de trabajo.
  • Verificar la copia. Una vez concluida la operación, comprobá siempre si el resguardo se realizó correctamente y si es una copia completa de la información original. Asegurate que esté fácil de acceder y que contenga la información de referencia (fecha, contenido, etc.).

 Si te olvidaste de realizar el backup y tuviste un problema con tu información, existen programas que permiten rescatar parte de los datos, pero no siempre garantizan un recupero del 100%. Por eso la mejor opción es la copia de seguridad. Existen varias soluciones de software que simplifican estos procedimientos. ¡No esperes a tener un problema!

¿Realizás tus backups en forma regular y organizada? ¿Tuviste problemas alguna vez por no hacerlo?

 

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