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Escribir documentos de negocio, en 5 pasos

¿Propuestas comerciales? ¿Una presentación de tu empresa? ¿Un mail importante? ¿El plan de negocios? Los pasos para que tus documentos comerciales expresen eso que querés decir, de la mejor forma posible.
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Son muchos y variados los documentos comerPropuestas, planes, minutas, acuerdos, folletos y presentaciones son algunos de los documentos de negocios que exigen una buena redacción. ciales que requieren de una buena redacción para cumplir con sus objetivos. La "redacción propia" que se solicita en muchas búsquedas laborales implica conocer y manejar ciertas reglas y metodología para la comunicación escrita. Usá los pasos que siguen como una guía cuando te toque escribir un documento de negocios.
  • Paso 1. Definir el tipo de documento y buscar modelos. En primer lugar, es necesario que tengas en claro qué tipo de documento vas a elaborar, ya que la mayoría tiene pautas, estilos y vocabulario propios. Buscá online o entre otras empresas modelos y formularios para utilizar como base, pero asegurate de que sean locales y respondan a las prácticas normales de tu industria o actividad. Presentar, por ejemplo, una propuesta de ventas para una reparación del hogar con el estilo de redacción de una gacetilla de prensa, o un folleto en Córdoba con términos mexicanos, seguramente causará más risas que impacto comercial.
  • Paso 2. Investigar. Para que el texto sea efectivo debe responder varias preguntas esenciales: qué, cómo, cuánto, dónde, por qué, entre otras. Antes de arrancar con la escritura reuní el material que permitirá dar forma a las respuestas. Si se trata de una cotización será necesario que puedas describir el producto o servicio y comprendas cada rubro de costos. Si estás preparando la presentación a una licitación, tendrás que tener las inscripciones impositivas de la empresa y los CVs actualizados de las personas clave, entre otros datos. En todos los casos, podés buscar por anticipado fotos, bocetos, planos, logos y otros materiales de apoyo. Es recomendable que tengas también a mano los intercambios de mails, las fichas de clientes, las propuestas anteriores y otros documentos que pueden funcionar como fuentes de información.
  • Paso 3. Organizar el material. ¿Qué vas en la portada? ¿Cómo se van a llamar los capítulos? ¿Cuántas secciones vas a desarrollar? Por lo general, cuanto más simple es la estructura, mejor. Seguí un esquema de preguntas o títulos breves  con textos claros y sintéticos debajo. Si por su naturaleza el material es extenso, armá un esquema de contenido que te permita volcarlo en forma ordenada. Incorporá este índice al documento para guiar la lectura.
  • Paso 4. Redactar el borrador. ¡El momento de escribir! Usá oraciones cortas para ir completando las secciones o esquema de contenido. Mantené el tono, tiempos verbales y estilo a lo largo del documento. Recordá que en un texto comercial se espera cierta formalidad y el cumplimiento de reglas básicas de ortografía y redacción. Si tenés poca experiencia escribiendo, consultá y usá el diccionario. Podés marcar en el texto con resaltador o color los lugares donde tenés dudas o te falta información, para revisarlos más tarde. Si utilizás la función "cortar y pegar" para reunir material de diversas fuentes, asegurate de que resulten coherentes.
  • Paso 5. Revisar, corregir y mejorar. La primera versión no siempre es la mejor. Releé y dedicá un tiempo a completar, corregir y mejorar el texto. Asegurate de que todos los datos claves estén en el documento expresados con claridad y coherencia. No confíes únicamente en el corrector del procesador de texto, ya que puede saltear errores importantes e incluso incorporar otros (por ejemplo, si utilizás términos técnicos que no figuran en los diccionarios el corrector automático puede convertirlos en palabras similares, generando confusiones). Si el documento es importante (un mail clave a tu jefe, el plan de negocios para un inversor, una presentación de la empresa en un premio, una propuesta de asociación, etc.) es recomendable que lo hagas revisar por alguien experimentado antes de darlo por terminado.

¿Cómo te llevás con la redacción comercial? ¿Seguís estos pasos a la hora de escribir documentos importantes para tu negocio?


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