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07 de mayo 2014

¿Reunirse o no reunirse?

Las reuniones de trabajo son una poderosa herramienta de gobierno en las empresas familiares, si se las sabe aprovechar.
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-"Hacemos reuniones, pero nunca ll"Toda reunión debe contar con un coordinador o moderador que pueda mantener el programa así como su dinámica".egamos a nada".

-"Siento que las reuniones son una pérdida de tiempo y energía".

-"¿Una agenda? No, no tenemos una agenda de lo que vamos a tratar. Nos juntamosy vemos en el momento qué temas hay".

-"Nos reunimos esporádicamente. La mayoría de las veces tenemos que cancelar losencuentros porque alguno de nosotros tiene otros temas más importantes que resolver".

¿Te suena familiar? Estas son algunas de las frases que se escuchan a menudo entresocios y directivos en las empresas. Y si se trata de negocios familiares, además, habrá que añadir sentimientos y emociones que van más allá de lo profesional y quepodrían ser motivo de mayores diferencias y desacuerdos.

La empresa familiar tiene una enorme ventaja sobre las compañías anónimas; enellas existe una fuerte concentración de autoridad, lo cual le genera la posibilidadde decidir y hacerlo rápido sin la necesidad de consultar a la casa central que está fuera de este contexto. Por eso, en la empresa familiar la velocidad de reacción podríaser (si es bien conducida) uno de los secretos del éxito.

Aún con los conflictos que se pueden presentar, las reuniones de trabajo son una poderosa herramienta de gobierno de las empresas familiares, siempre y cuando, se tenga presente que toda reunión debe tener un propósito. Éste puede ser informar, analizar,requerir opinión, supervisar procesos, reconocer o reprender, celebrar, decidir, escuchar propuestas o reclamos, construir visiones, estrategias y/o tácticas, entre otras. Lofundamental es saber para qué se convoca la reunión.

Es importante considerar que más allá del tema que se va a tratar en las reuniones, éstas afectan, al mismo tiempo, a dos órdenes relacionales diferentes que tienen que vercon la familia, por un lado, y con los negocios, por otro. Nadie puede discutir que laempresa familiar tiene la ventaja y desventaja, al mismo tiempo, de los intereses emocionales, los vínculos basados en el afecto que orientan al grupo a protegerse y apoyarse. Esto puede redundar en el peligro de invadir ámbitos y propósitos, y mezclar temasdel orden relacional-familia con temas del orden relacional-empresa, así como confundir roles y responsabilidades.

Teniendo en cuenta estos parámetros, es fundamental armar una agenda. Por ejemplo, una estructura básica para una reunión de debate tiene una presentación, el debate propiamente dicho, la toma de una decisión y, finalmente, su registro. En cambio,una reunión de información comienza con la apertura, luego se da paso al desarrollo dela información, le sigue la fase de preguntas, la clarificación de inquietudes y las conclusiones finales.

Aunque se trate de un grupo familiar, toda reunión debe contar con un coordinadoro moderador que pueda mantener el programa así como su dinámica. Su función esmantener el propósito del encuentro, marcar cuando éste se está desvirtuando, generar un espacio seguro dentro del cual la gente pueda expresar su pensamiento sinrecriminaciones, estimular la participación de todos, minimizar las discusiones estériles y las conversaciones de juicios personales, indagar las diferentes posturas y asegurar el cumplimiento de la agenda y de las normas internas del grupo.


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