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4 errores en las reuniones virtuales

En la actualidad muchas de las reuniones de negocios se mantienen vía Internet. Cómo aprovecharlas para trabajar en forma efectiva sin caer en los errores más comunes.
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Más allá de los típicos errores Las reuniones virtuales requieren no sólo una base tecnológica sólida, sino práctica para una comunicación efectiva aun a distancia.que pueden hacer de las reuniones cara a cara una pérdida de tiempo, paciencia y motivación, el creciente número de reuniones que se mantienen vía teléfono o Internet —chats, teleconferencias o "conference calls"— agregan nuevas dificultades para una comunicación efectiva.Preparate para evitar estos errores comunes y mantené reuniones eficientes aun en forma virtual.
  • Error #1. Problemas tecnológicos. Sonido entrecortado, imágenes fantasmas, ruidos, caída de llamadas... Para que las reuniones virtuales sean efectivas hace falta contar con la tecnología adecuada ¡y que funcione cuando lo necesitás! Asegurate de que tu computadora y conexión a Internet soporten los programas que vas a utilizar; tené en cuenta que el video requiere mayor ancho de banda que el audio para funcionar correctamente. Utilizá auriculares para aislar ruidos y poder seguir mejor las conversaciones, y probá tu micrófono para que tu voz pueda escucharse con claridad y con un volumen apropiado.Ante una reunión importante, hacé pruebas unas horas antes y tené un plan alternativo. Si algo falla, recordá que el teléfono tradicional puede ser más costoso pero asegurarte una comunicación fluida.
  • Error #2. ¡Es una reunión de trabajo! Por cómodo que resulte mantener una reunión desde la oficina o desde casa sin tener que arreglarse, cuidado con que el confort y la informalidad no se conviertan en mensajes equivocados o interferencias a la comunicación. El pijama, el mate, la cama desarmada en el fondo, los chicos jugando o el ruido de colectivos entrando por la ventana no ayudarán a una imagen profesional y cuidada. Asegurá un lugar tranquilo, silencioso y presentable para una videoconferencia laboral productiva.
  • Error #3. Problemas de comunicación humana. La comunicación es un proceso complejo que implica la puesta en común de ideas que en las reuniones cara a cara se transmiten no sólo con palabras. Los gestos, expresiones y gran parte del "contacto humano" pueden perderse en una llamada o videoconferencia, y dar lugar a malentendidos y confusiones.En una reunión virtual es fundamental enfocarse en los objetivos del encuentro, mantener el orden siguiendo una agenda o protocolo de participación (sobre todo si se trata de una reunión grupal), y utilizar un lenguaje directo, sintético y asertivo. Acompañar la conversación con una presentación de Powerpoint o Prezi y dejar asentado por escrito los resultados puede reforzar los aspectos claves de la comunicación.
  • Error #4. Distracciones.Los temas a tratar en reuniones de negocios suelen tener cierto grado de complejidad y requerir concentración en la escucha, sobre todo al no estar cara a cara. Explicar especificaciones de productos y servicios, negociar precios y condiciones de venta omantener entrevistas laborales es posible en la actualidad a distancia, pero exige evitar distracciones, tanto del ambiente como internas. Prepará todo lo que necesites antes de la reunión (papel y lápiz, café, notas, etc.) y llevá adelante la teleconferencia en un ambiente tranquilo y manteniendo la concentración en la eficiencia y la eficacia de la comunicación: no es una charla con amigos, sino una reunión de trabajo.

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