Productividad

5 claves para optimizar tu tiempo

5 claves para optimizar tu tiempo
Alcanzar una productividad equilibrada es posible. En el libro La fábrica de tiempo, Martina Rua y Pablo Fernández comparten diferentes métodos para hacer del buen uso del tiempo un hábito sostenible.
$.-

Que el tiempo es un bien escaso es una frase archiconocida que no necesitamos que nadie nos la cuente porque es algo que vivenciamos en nuestro día a día. Cuántas cosas quisiéramos hacer y qué pocas terminamos concretando al finalizar la jornada. La lista de pendientes crece, con ella la frustración, mientras sentimos que la vida nos pasa por encima y añoramos que la frase de Mafalda se vuelva realidad: "¡Paren el mundo que me quiero bajar!" La propuesta de los autores es alcanzar una productividad equilibrada que nos permita disfrutar de la vida y de nuestro trabajo..

¿Cómo y qué estoy haciendo con mi tiempo? es la pregunta disparadora que plantean los periodistas Martina Rua y Pablo Fernández en su libro La fábrica de tiempo (Conecta, 2017). Expertos en innovación, tecnología y productividad, detallan una serie de métodos, técnicas e ideas para aprovechar mejor el uso del tiempo y de la energía, y evitar caer en una productividad falsa que hace que corramos como locos sin llegar a ningún lado. La propuesta de los autores es, entonces, alcanzar una productividad equilibrada que nos permita disfrutar de la vida y de nuestro trabajo.

Para dueños de pyme y emprendedores el recurso tiempo resulta extremadamente valioso. Tantas veces agobiados por lo cotidiano, desempeñando múltiples roles y a cargo de un sin fin de tareas, tener un mayor balance parece un reto imposible, pero poniendo en práctica algunas de las técnicas que comparten los autores es posible que el día nos rinda más y mejor.

  1. Objetivos con sentido. El primer paso que plantean los autores es definir "nuestras verdaderas metas". Sin ellas, no podemos distinguir lo urgente de lo importante y no tenemos punto de referencia hacia el cual encaminarnos. Ahí radica la causa del "hacer por hacer" sin un norte claro. "Los objetivos con sentido (...) son el punto de referencia para medir el éxito o el fracaso".
  2. Una cosa a la vez. La ciencia demostró que el cerebro no está preparado para hacer varias tareas en simultáneo. Para ser más productivos, la regla de oro es hacer una cosa la vez, desterrando el multitasking. Mantener el foco en un misma tarea durante un tiempo determinado se vuelve todo un desafío en una sociedad donde las distracciones son constantes. La técnica Pomodoro, desarrollada por Francisco Cirillo y citada en el libro, puede ser de ayuda: "Trabajar en una tarea durante 25 minutos sin interrupciones. Luego, tomarse 5 minutos de descanso y volver a empezar. Cada cuatro "Pomodoro", tomarse un recreo más largo".
  3. Ordenar tus tareas. Dos de las herramientas clave que destacan los autores para lograr tener un orden son la agenda al día y una lista de pendientes. En la agenda, va todo aquello que requiera un horario específico (ej.: turno con el dentista), mientras que en el listado apuntamos todo lo que debemos hacer, sin importar el momento (ej.: pedir el turno en el dentista). "La clave es que nada quede en nuestra cabeza", de manera tal de liberar espacio para darle lugar a la creatividad. Los autores recomiendan descomponer las metas en tareas simples, que puedan concretarse en dos horas, y arrancar el día resolviendo lo más pesado para sacárnoslo de encima. En el libro, se mencionan una serie de apps para ayudarte a manejar la lista de pendientes.
  4. Falsas urgencias. Reconocer las verdaderas urgencias que surgen e interrumpen nuestro flujo de atención es un arte. "En esto es clave la lectura que hacemos de las ansiedades de terceros", destacan los autores. En promedio, tardamos 23 minutos en volver a conectarnos con la tarea luego de que fuimos interrumpidos, según datos de la Universidad de California. El celular es una "máquina de generar falsas urgencias", apuntan Rua y Fernández, que debemos aprender a manejar.
  5. Lluvia de mails y reunionitis. Junto con el celular, los otros dos dispersores de atención que se menciona en el libro son la catarata de mails que nos invade la bandeja de entrada, generando nuevas falsas urgencias, y el exceso de reuniones sin sentido. Más de una vez nos hemos pasado todo el día respondiendo mails. Administrar el correo y establecer un sistema de prioridades (con etiquetas, por ejemplo) es fundamental para hacer un uso inteligente del tiempo. Del mismo modo, las reuniones de trabajo suelen resultar en una pérdida de tiempo y energía que no conduce a ningún lado. Para que sean productivas, estas siempre tienen que tener un propósito claro y roles definidos.

¿Te resultó útil?

máximo 800 caracteres

1 comentarios
Alex Koehler
Alex Koehler·Hace 1 mes

Hola, Gracias por el buen artículo. Yo mismo trabajo como artesano y, como todos sabemos, siempre tenemos la presión de los tiempos. Por eso es importante repartir bien el tiempo. Ordenar las tareas es lo más importante. Así que tuvimos este asistente de automóvil en cada camioneta durante dos meses: www.sortimo.es/productos/oficina-movil/ Me ayudas a mí ya mis colegas a ser más productivos. Definitivamente puedo recomendarla saludos, Alex