Administración del tiempo

Pymes: cómo diseñar la agenda del N°1

Pymes: cómo diseñar la agenda del N°1
Los empresarios pyme deben hacer un análisis profundo de su agenda y enfocar su abanico de actividades, si quieren tener una mejor calidad de vida continuando con su trabajo actual.
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¿Qué actividades ocupan la mayor parte de tu tiempo? ¿Cuáles son las tareas a las que no estás prestando suficiente atención? ¿Cómo asignás prioridades y ejecutás tu trabajo? Estos son los interrogantes a los cuales el empresario debe dar acabada respuesta si quiere seguir siéndolo y no morir en el intento. Debe asegurarse de incluir en su agenda todas aquellas tareas importantes que si él no las hiciera nadie las haría por él.

Lo cierto es que si bien todos los empresarios y directores generales conciben y entienden su trabajo bajo un patrón común, existen similitudes y diferencias en el modo en que asignan prioridades y ejecutan. En particular, entre los empresarios dueños de su empresa y los directores generales contratados.

  • Tres áreas de gobierno

La tarea del alto directivo es la conjunción de tres áreas de gobierno: el Proceso de Negocio, el de Dirección y el de Configuración Institucional. En estos contenidos están todos, en general, de acuerdo. El Proceso de Negocio permite el desarrollo de la empresa. Se basa en la definición y comprensión de su(s) negocio(s) para que la organización pueda cumplir eficazmente sus objetivos. El Proceso de Dirección organiza el esfuerzo, el aprendizaje y la renovación de la firma para que pueda ejecutar las actividades relacionadas con su negocio. Finalmente, el Proceso de Configuración Institucional se centra en generar las condiciones adecuadas para que la empresa pueda alinearse con las necesidades del negocio.

Estos tres procesos, aunque claramente diferentes, deben atenderse de modo armónico y simultáneo.

  • Del dicho al hecho

Es importante considerar que, en general, los empresarios/directores tienen una buena comprensión de lo que debería ser su agenda. La dificultad se presenta a la hora de asignar prioridades: la dimensión temporal, lo urgente/ lo no urgente. El bombero, aunque realiza tareas de prevención, actúa siempre en carácter de urgente, con cierto aire de improvisación, llevado por la realidad concreta, resolviendo problemas. El jardinero presenta una imagen de persona contemplativa, que mira el conjunto, que prioriza aquello que es importante. Solo un diluvio puede impedir su trabajo, que generalmente es proactivo, sin prisa pero sin pausa.

¿Qué actividades ocupan la mayor parte de tu tiempo? ¿Cuáles son las tareas a las que no estás prestando suficiente atención?

  • Lo emergente es una realidad ineludible y hay que asignarle espacio proactivo en la agenda

Los empresarios /directores generales juzgan que su agenda emergente ocupa aproximadamente entre un 40 y un 50% de sus agendas reales, muchas veces haciéndolas colapsar. Un buen planeamiento de las tareas, asignándole tiempo a lo emergente, permitirá mitigar este problema. Es que el número uno de la empresa deberá verse menos como un “bombero”, y más como un “jardinero” que nutre poco a poco y con constancia aquellos aspectos de su agenda que son vitales para el largo plazo y no susceptibles de improvisación.

  • La propiedad importa a la hora de asignar prioridades

Aunque todos los nro. 1 entienden de forma similar su trabajo y afirman que la gestión y los temas institucionales son parte central de su agenda, los empresarios dueños de sus empresas (a la hora de ejecutar) privilegian los negocios y la búsqueda de oportunidades. Dedican significativamente menos tiempo de su agenda planeada al Proceso de Dirección, que igualmente irrumpe como agenda emergente, y bastante menos al Proceso de Configuración Institucional. Este último es el gran ausente de la agenda del empresario, y responsable de la alta mortalidad de las pymes más allá del fundador.

¿Cómo ayudar al empresario a vestirse la ropa de jardinero? ¿Cómo cooperar para que priorice adecuadamente la emergencia? ¿Cómo fomentar que incorpore en su agenda los temas institucionales?

Una propuesta de tipo institucional, vaya la paradoja, puede ser un instrumento que contribuya decisivamente a que el empresario cuelgue la ropa de bombero, se ponga la de jardinero y comience a tener una mejor calidad de vida, al mismo tiempo que su trabajo se vuelva más eficaz y trascendente. La conformación de directorios externos, en el que seis empresarios, con la ayuda de un facilitador, coparticipan en la dirección de sus empresas, es decisivamente un instrumento que mejora la toma de decisiones y aumenta la competitividad.

12 de febrero 2020

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