Empresa familiar

Reuniones de Directorio: claves para comenzar a incorporarlas

Reuniones de Directorio: claves para comenzar a incorporarlas
Es la herramienta más eficaz para conducir una organización ya que permite contar con un ámbito propicio para la toma de decisiones. Sin embargo, en las empresas familiares suelen evitarse.
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Las reuniones de Directorio, sobre todo si hablamos de las empresas familiares, funcionan como la lámpara mágica de Aladino. Para quien no las sabe usar resultan ser algo que no sirve para nada. Pero si conocemos lo secretos de su uso correcto, puede convertirse en una fuente de riqueza no sólo en lo material sino también en aspectos esenciales como sustentabilidad, profesionalidad, armonía familiar y felicidad a largo plazo.

Las reuniones de trabajo son las herramientas más poderosas con las que cuenta una empresa a la hora de encarar cuestiones sobre conducción, coordinación y generación de nuevas acciones. Ahora bien, si esto es verdad, ¿por qué tienen tanta mala fama?

Sucede que, cuando son mal gestionadas, suelen ser eternas, con gran ausencia de participantes, sin un propósito en particular, sin un resultado concreto. En consecuencia, los participantes tratan de evitarlas, las reuniones desaparecen como herramienta formal de gobierno y son reemplazadas por los encuentros informales en los pasillos.

Además, en las Empresas Familiares se agrega otro problema: hay temas que no se quieren hablar, pero que igualmente afectan a las relaciones familiares y al negocio, y esto fomenta que se instalen pensamientos tales como:

  • “Tengo una agenda tan complicada que no puedo agregar más reuniones”. “Para qué nos vamos a reunir si nosotros hablamos todo el tiempo”.
  • “Acá venimos a trabajar, a hacer-hacer-hacer; en consecuencia, no se puede perder el tiempo con reuniones”.
  • “Si nos reunimos, va a volver sobre el tema del ingreso de sus hijos, mejor no generar ese espacio porque creo que, si hablamos del asunto, la conversación va a terminar mal”.

Por tal motivo, las personas prefieren hablar sobre la escala salarial del personal, cuando en realidad lo que quieren tratar es cuánto está ganando el sobrino que acaba de ser nombrado, casi unilateralmente, como gerente general. De esta manera, ese tema se hablará con las personas incorrectas en el lugar equivocado y de la manera incorrecta y, es cierto, llevadas así las cosas no van a terminar bien. Entonces ¿qué debemos tener en cuenta para hacer reuniones de Directorio exitosas?

En las Empresas Familiares hay temas que no se quieren hablar, pero que afectan a las relaciones familiares y al negocio.

En principio, nos conviene revisar los requisitos mínimos con que debiéramos contar:

  • Un propósito: debe ser claro y estar expresado por escrito, detallando quiénes y cuándo deberán asistir.Se deben conocer con antelación el propósito, como así también el día y horario de inicio y cierre de la reunión.
  • Debe haber un coordinador designado que será el encargado de convocar, hacer llegar el temario a los participantes y controlar que no se excedan de los tiempos acordados.
  • Los participantes deben tener claridad de los informes que deberán presentar.
  • Conviene comenzar por los temas que tienen mayor urgencia o los que son de rápida resolución.
  • Conviene contar con algunas herramientas técnicas para estimular el análisis. (Por ejemplo, un mapa mental o una espina de pescado).
  • Conviene tomar notas sintéticas de las discusiones, los acuerdos y las resoluciones y en manos de quién queda encargada su ejecución.
  • La duración debe ser prevista. En caso de que no alcance el tiempo acordado, es preferible generar una nueva reunión antes que extender la presente ad infinitum.
  • Para cerrar la reunión, se deben establecer los acuerdos alcanzados a partir de cada una de las discusiones y los compromisos asumidos por los participantes para el próximo encuentro. Estos acuerdos deben constar en las notas que luego serán enviadas a todos los participantes.

12 de febrero 2020

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