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Conciliar información para tomar mejores decisiones

Conciliar información para tomar mejores decisiones
¿Cómo ahorrar el tiempo invertido en tareas operativas que pueden ser automatizadas y al mismo tiempo reducir el margen de error a cero?
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Uno de los momentos más susceptibles de equivocaciones es cuando las organizaciones concilian información, es decir, cuando cruzan registros entre dos conjuntos de datos. Muchas veces estos datos vienen de fuentes de información muy diversas y diferentes entre sí, haciendo que la comparación manual sea compleja y muy propensa a error humano.

El principal problema se plantea cuando la cantidad de elementos a comparar es muy grande, lo que hace que la tarea de comparación pueda requerir del tiempo completo de una o más personas de un equipo. Algunos de los ejemplos más comunes son: stock contra mercaderías recibidas, ventas contra cobros, sueldos contra liquidaciones, presupuestos contra gastos. Casos hay muchos, pero el de las hojas de cálculos parece ser uno de los más impactantes. Un mínimo error en este tipo de documentos podría implicar pérdidas millonarias para una empresa. Incluso, al ser el trabajo tan engorroso, muchos optan por no controlar la información.

Una de las comparaciones más comunes es la que se realiza entre el extracto bancario y diferentes registros como cheques, liquidaciones, depósitos, transferencias, extracciones. Mediante este proceso se busca comprobar que todos los movimientos del banco, tanto de cobros como de pagos, tengan asociado un registro en la contabilidad, ya sea en forma de factura, de ingreso, de gasto o de inversión.

En caso de encontrar errores en el proceso de conciliación bancaria, es necesario generar los ajustes para que los libros contables y el banco reflejen el saldo correcto de la cuenta. Estos ajustes pueden ser sólo de registros en los libros contables o puede que se requiera contactar al banco para hacer una solicitud.

El hecho de llevar a cabo estas tareas de comparación en forma manual puede llevar indefectiblemente a cometer errores.

Otro ejemplo de comparación es el que se realiza entre registros de ventas en ERPs y transacciones pagadas por las tarjetas con el objetivo de controlar que todas las ventas hayan sido procesadas. En caso de encontrar que la tarjeta no procesó una transacción se puede reclamar y recuperar el dinero de esa venta. Poder identificar errores para realizar los reclamos necesarios permite disminuir pérdidas.

El hecho de llevar a cabo estas tareas de comparación en forma manual puede llevar indefectiblemente a cometer errores. Estas equivocaciones podrían significar pérdidas irreparables si no son detectadas a tiempo. Este es un problema que la tecnología ya resolvió, ya que con la automatización del proceso, en minutos y de forma automática, el comercio puede enterarse qué transacciones fueron pagadas y en qué fecha. Puede ahorrar el tiempo invertido en tareas operativas que hacía manualmente para dedicarse a otras más valiosas y, al mismo tiempo, reducir el margen de error a cero, evitando pérdidas de dinero innecesarias.

Además, la automatización ayuda a mejorar la seguridad de los datos durante el flujo de trabajo de la conciliación. Esta mayor visibilidad permite que los encargados de tomar decisiones puedan gestionar los problemas de forma más rápida.

06 de noviembre 2019

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