Gestión

De la gestión por procesos a la mejora continua

De la gestión por procesos a la mejora continua
¿Por qué la gestión por procesos es un deber ser para una empresa en pos de evolucionar y crecer?
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Ante la inquietud de poder aportar valor sobre cómo se trabaja hoy la gestión por procesos en las organizaciones, vienen a mi mente dos conceptos que creo que son la mejor definición de cómo hoy las empresas aplican este concepto.

  • La gestión por procesos aun es una materia pendiente en muchas organizaciones, no importa el tamaño.
  • La gestión por procesos hoy requiere de una mirada mucho más abarcativa, sistémica que hace 3 o 4 años atrás.

En base a estos dos conceptos me gustaría que reflexionemos sobra la posibilidad de comprender que, la gestión por procesos, es un deber ser para que la organización logre su proceso de mejora, crecimiento, y evolución.

Hoy tenemos muchas metodologías evolucionadas de gestión que son incorporadas en las organizaciones: Lean, Agile, Sistemas de Gestión de Calidad, Six Sigma. Algunas son más modernas que otras, algunas aplican 100% a plantas productivas, otras están orientadas a tecnología. Pero ninguna de estas es exitosa si dentro de la organización los procesos no están definidos. ¿Qué significa esto? Entender quién, qué, cómo, cuándo, se hace cada actividad dentro de la empresa, quién es cliente interno de qué proceso, y qué controles claves requieren esos procesos para lograr ser eficientes.

Si bien esto parece obvio, aún en un gran porcentaje de empresas es un “Nice to Have”, es algo que quieren tener, pero no lo logran. Muchas veces porque no se piensa como proyecto, y otras porque se considera que esto puede generar burocracia o falta de dinamismo para gestionar.

El desafío es generar dentro de las organizaciones una cultura de la mejora continua.

Por ejemplo: es preferible generar dinamismos sobre la nueva unidad de negocio de e-commerce, pero no sentarme a comprender si, para entrar a la plataforma, puedo confiar en mi inventario porque no tengo definido el proceso de despacho.

Entonces es ahí que este último punto nos lleva al segundo concepto: la gestión por procesos no puede verse solo como la posibilidad de definir un procedimiento, sino que debe estar inmerso en una cultura organizacional, en la que los procesos, la estrategia, las habilidades y capacidades del equipo humano y la tecnología deben ser vistas de manera integral, buscando empoderar a las personas que trabajan en cada proceso, área, sector, para que, al gestionar, se adueñen de sus procesos, y logren la mejora continua, y los beneficios que traen todas las las metodologías utilizadas, no importa cuál sea.

Y este es el desafío: generar dentro de las organizaciones una cultura de la mejora continua, y para lograrlo, es un buen comienzo si buscamos ir por este camino:

  • Involucrar en el proyecto a la dirección. No hay metodología que no mencione el concepto liderazgo, y el liderazgo es el compromiso de los líderes en acompañar a los equipos al logro de los resultados.
  • Generar comunicación eficiente, enseñar a los equipos, los mandos medios a mejorar y gestionar la comunicación. Comunicarse no es mandar un mail, comunicarse es enviar un mail, copiar a las personas indicadas, tener respuesta, y lograr la acción, si esto no sucede hay que revisarlo.
  • Generar definiciones en equipo. Una vez definidas las políticas, y entendiendo los requerimientos de las distintas partes interesadas, el resto de las tareas es bueno consensuarlas entre todos para que sean posibles.
  • Escribir los procesos, para lograr definirlos como estándares y que sobre esta base se puede buscar el punto de mejora.
  • Generar puntos periódicos de revisión, que permitan a la organización evaluar si lo que se definió es lo mejor, o puede aún ser mejorado.

Y es así como se implementaría, de manera paulatina, pero constante, una cultura de mejora continua, que requiere de la definición de la gestión por procesos, entre otras cosas.

22 de noviembre 2019

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