Delegar y organizarse

Organigrama: 3 modelos posibles

Organigrama: 3 modelos posibles
El organigrama es una herramienta útil para ordenar la estructura de una empresa. ¿Tu pyme cuenta con uno? Tres esquemas, que se adaptan según la empresa y su situación.
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Mi propia experiencia con clientes me enseña que son moneda corriente las pymes que parecen funcionar de manera organizada. La gran mayoría cree tener un organigrama cuando en verdad solo tienen una estructura de organización, que de tal tan solo tiene la forma (suele ocurrir que el organigrama nunca fue presentado siquiera), o lo que es todavía más común: el organigrama no existe ni ha existido nunca. Identifico a estas dos situaciones a partir de una misma causa:

DES-ORGANIGRAMA.

La realidad nos demuestra que es posible trabajar de manera desorganizada. No solo se sobrevive, sino que incluso (en algunos casos) se crece. No obstante, tengo la plena convicción de que el trabajo ordenado tiene mayores ventajas y facilita con creces el día a día empresarial.

Como dueño de una pyme, ¿tengo un organigrama en mi empresa? ¿Lo conoce el resto de la estructura? ¿Es mental o lo tengo por escrito? El trabajo ordenado facilita con creces el día a día empresarial.

Existen diferentes versiones. Ninguna es mejor que otra. Cada organigrama varía según el tipo de empresa y su situación. En más de un caso puede ser una herramienta que se gestione en formas diversas y que cambie con el tiempo. Son tres tipos de organigrama los que recomiendo a continuación.

  • ORGANIGRAMA PIRAMIDAL

Un organigrama es la representación gráfica de la empresa. Cada puesto debe tener un nombre con objetivos y tareas bien determinadas, que deben estar ocupados en cada caso por personas específicas. El más común es el de tipo formato piramidal, sencillo de explicar y, en un principio, con mayor capacidad de adaptación a diferentes formatos de empresas. Representa las relaciones jerárquicas y las competencias.

Entre sus principales beneficios se destaca la mejora en la comunicación interna. Cada puesto debe conocer a quién responde, como asimismo al equipo de trabajo que lidera o pueda llegar a liderar.

Según el nivel de la escala jerárquica en que nos situemos, encontramos que las visiones y decisiones varían sus cualidades. Cuanto más arriba nos encontremos serán más generalistas; analizarán el aspecto amplio de los objetivos y marcarán el rumbo a seguir. Luego, la gestión es delegada a puestos que se encuentran por debajo, que se encargan de trabajar en el detalle. Como lo dice el refrán, los primeros ven el bosque y los segundos el árbol. También según la escala nos encontraremos con otra característica: los puestos más altos se caracterizan por utilizar y decidir a partir de su criterio, mientras que en la base las políticas son las protagonistas.

Otra gran virtud es la clara comunicación de las promociones. Un gran método para mantener a los recursos en estado de entusiasmo. Las relaciones mejoran y las responsabilidades quedan en manos de protagonistas.

  • ORGANIGRAMA CIRCULAR

El concepto de Organigrama Circular se basa en la premisa de igualar la jerarquía de los puestos, con líderes que puedan supervisar más de una unidad de negocio y con llegada a todas las posiciones por igual.

El formato coloca como principal protagonista en su dibujo al cliente, que está en el centro del organigrama. Dato no menor: por este motivo se generó la teoría del Marketing Centrípeto, que enseña que toda la fuerza de su movimiento se dirige hacia el centro de la circunferencia. Alrededor se encuentran los distintos puestos, sin importar su jerarquía, con una sola premisa: todos trabajan para el cliente. Quienes lo llevan a cabo entienden que su mayor virtud es no mostrar diferencias de estatus. Se requieren la fluidez de información y el espíritu resolutivo en todos los recursos.

  • ORGANIGRAMA FUNCIONAL

Es un tipo de organigrama que a menudo recomiendo a mis clientes cuando las áreas se pueden separar a partir de sus funciones. Cada departamento cuenta con un responsable que es “especialista” en una actividad concreta. Los recursos son agrupados por sus habilidades comunes, se clarifican los roles y se evita la duplicidad del trabajo. Vale aclarar que en el tiempo el modelo puede resultar monótono y rígido.

¿Qué necesito?

Nada de lo mencionado en este artículo se podrá llevar a cabo si antes el líder no comprende la importancia de comenzar a respetar lo delegado en el resto de los puestos.

Al delegar entregamos responsabilidad y poder. Cada líder debe entender que a partir de ese momento será el primero en respetar los circuitos de comunicación del organigrama, con una nueva función: la de actuar a diario con el ejemplo y “bajar” en la escala de puestos del organigrama, sí y solo sí comprende que ello será para relacionarse con su equipo de trabajo desde su lado más humano y no para dar ordenes.

Una vez logrado el organigrama de nuestra empresa, debemos entender que no es la única herramienta que define el orden total. Sólo resulta imprescindible como punto de partida para generar una cultura de trabajo más organizada, o sea, para generar bases sólidas a los fines de que nuestra organización logre ser incubadora de talentos, que los trabajadores sean más felices, que todos logren realizar sus actividades sin sentir la necesidad de que se lo repitan constantemente, y que, en consecuencia, no solo se atienda mejor al cliente final, sino que logremos recursos más productivos y creativos.

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